أصبح الآن عالم الأعمال سريع في التغيير، والاتجاه إلى إعداد القوائم المالية بالمرحلة الحالية شيء هام للغاية في فهم أداء الشركات مع اتخاذ القرارات الاستراتيجية، ويشكل إعدادات القوائم المالية مهارة أساسية للمهتمين بإدارة الشركات والتحكم بشؤونها المالية، وكل نوع من القوائم المالية يقدم معلومات تخص أداء الشركة المالية، ويمكن لشركة حلول التصنيف أن تساعد الشركات المختلفة بإعداد القوائم المالية بطريقة صحيحة ودقيقة، مع تقديم الاستشارات والدعم الضروري، وتضمن إليهم التزام بمعايير المحاسبة بالإضافة إلى تحقيق أهدافهم المالية.
إعداد القوائم المالية
إن إعداد القوائم المالية ضمن الموضوعات التي تثير اهتمام الكثير من الأشخاص وخصوصًا أصحاب الشركات والأنشطة التجارية، إذ أن قوائم الميزانيات والتدفقات النقدية والدخل من الوثائق المالية الضرورية التي لابد من إعدادها بشكل صحيح ودقيق، واستخدامها أمر حاسم بإدراك الحالة المالية للشركات، مع اتخاذ القرارات المالية المستنيرة، وتنقسم القوائم المالية لأقسام متعددة وهي أداة رئيسية في فهم الوضع المادي، ومصدرًا هامًا للاستثمارات، بالإضافة إلى تقييم الأداء المالي للشركة من الجهات الخارجية والمستثمرين.
أنواع القوائم المالية
إعداد القوائم المالية أحد المهارات الأساسية لجميع المهتمين بإدارة الشركات وهي لغة الأعمال، كما أنها تقدم صورة واضحة بشأن الأداء المالي لشركة، ولها أنواع متعددة منها ما يلي:
1- قائمة الدخل
تتضمن معلومات بشأن إيرادات الشركة ومصروفاتها بفترة زمنية محددة، مع تحديد صافي الربح أو خسارة الشركة.
2- قائمة المركز المالي
تخص معلومات بشأن أصول الشركة ومديونيتها بنقطة زمنية محددة، مع توضيح حالة الشركة المالية وقدرتها على تسديد الديون.
3- قائمة التغيرات لحالة الربح المحتفظ به
وهي تقدم معلومات بشأن التغيرات بأرباح الشركة خلال فترة زمنية بعينها، كما أنها توضح طريقة استخدام الأرباح.
4- قائمة التدفقات النقدية
تلك التي تتضمن المعلومات بشأن التدفقات النقدية للشركة في فترة زمنية محددة، أي توضح طريقة تدفق النقد بالشركة.
الخطوات الأساسية لإعداد القوائم المالية بإحترافية
توفر شركة حلول التصنيف خدمات احترافية هامة في إعداد القوائم المالية للمؤسسات والشركات المختلفة عبر استخدام أفضل التقنية الحديثة وبأيدي كوادر مؤهلة للعمل تساعد في إعداد القوائم بشكل دقيق ومفصل، وإليكم الخطوات الأساسية في ذلك:
أولًا: تجميع البيانات المالية
تجمع كافة البيانات المالية وكذلك المعلومات الضرورية التي تتعلق بالكيان الاقتصادي، وتشمل الربح والخسارة والتدفقات النقدية وحقوق الملكية.
ثانيًا: إعداد قائمة الدخل
تحتوي قائمة الدخل على كافة العوائد والمصروفات المسجلة بفترة زمنية محددة، والهدف من عملية إعدادها حساب صافي الأرباح بالفترة المحددة.
ثالثًا: إعداد قائمة التوازن
تشير تلك القائمة لحالة الكيان الاقتصادي مع نهاية الفترة المحددة، وهي تتضمن الأصول والخصوم بالإضافة إلى حقوق الملكية.
رابعًا: إعداد قائمة التدفقات النقدية
تشير قائمة التدفقات النقدية للحركات النقدية التي يتم إجراؤها لفترة محددة، وهي تمثل بيانًا هامًا للكيان الاقتصادي في معرفة التدفقات النقدية.
خامسًا: التحقيق والتدقيق للبيانات المالية
تتعهد الشركات الكبيرة بالمراجعة الداخلية لقوائمها المالية من المحترفين والمحاسبين والمعتمدين، حتى تتأكد من دقة الأرقام والتقارير المالية، والانطباع العام، وترتيب وعرض القوائم بشكل مناسب.
نصائح لتبسيط عملية إعداد القوائم المالية
توجد بعض النصائح التي تساعد في تبسيط إعداد القوائم المالية يجب أن توضع بعين الاعتبار وهي كالتالي:
- استخدام النظام المحاسبي الدقيق الواضح.
- جمع البيانات من المصادر الموثوقة.
- توفير شروح وتفسيرات الأرقام والمصطلحات المحاسبية.
- ضرورة استخدام العناوين والعناصر الواضحة مع الرسوم البيانية التي توضح البيانات المالية.
- لابد من الرجوع للمراجعة من قبل محترفي المحاسبة حتى تتأكد من البيانات والتوازنات.
قائمة الدخل وقائمة المركز المالي
تعد قائمة الدخل والمركز المالي أحد أهم الأدوات الهامة بإدارة أداء الشركة المالي، ويساعدان في فهم العمليات المالية التي تتعلق بإدارة شركتك، وإليكم الفروق بينهم:
1- الغرض الأساسي
- إذ أن قائمة المركز المالي تتضمن أصول الشركة والتزامها بالإضافة إلى حقوق الملكية مع الاستثمارات المالية بتاريخ محدد.
- قائمة الدخل بها لمحة موجزة بشأن المعاملات المالية للشركة مثل الخسائر والأرباح بفترة محددة.
2- الترتيب
- تعد قائمة المركز المالي هي الأكبر من قائمة الدخل هذا من حيث عدد العناصر.
- ترتيب العناصر في قائمة المركز المالي حسب الطبيعة المالية، أما بقائمة الدخل العناصر تترتب حسب الزمن.
3- التحليل
- يركز الاهتمام حينما يتم تحليل قائمة المركز المالي على تلك الالتزامات الكبيرة وكذلك الأصول الثابتة بالإضافة إلى سيولة الشركة.
- يرتكز الاهتمام في قائمة الدخل على الخسائر والأرباح، ومقدرة الشركة في تحقيق الأرباح المستقبلية.
4- التوازن
- المركز المالي يشير للتوازن المالي وهذا بسبب تساوي الأصول والتزامات الشركة.
- قائمة الدخل تُظهر هل أن الشركة تحقق أرباح أم خسائر، مع توفير التوازن حينما يتم التخطيط لمستقبل الشركة.
5- الجمهور المستهدف
- قائمة المركز المالي تكون موجهة بشكل رئيسي للمستثمرين مع مقدمة القروض البنكية، بالإضافة إلى جهات الائتمان.
- بالنسبة إلى قائمة الدخل يستخدمها المسؤولين الماليين وكذلك الإداريين في تحديد وتحليل أداء الشركة.
6- الأدوات المرئية
- قائمة المركز المالي يستخدم بها الجداول والرسوم البيانية حتى يتم عرض الأرقام بطريقة مرئية بسيطة.
- تعتمد قائمة الدخل على الجداول في عرض الأرقام، وقد يتم استخدام الرسوم البيانية ببعض الحالات.
إعداد الحسابات الختامية والقوائم المالية
يعد إعداد الحسابات الختامية وكذلك إعداد القوائم المالية من الأشياء الهامة للمؤسسات والشركات، إذ أنها تساعد بالتعرف على الوضع المالي مع الخسارة وصافي الأرباح، وتعتبر تلك الحسابات الختامية نتيجة نهائية يتوصل لها الشركات والمؤسسات مع انتهاء السنة المالية، لأنها تسجل جميع العمليات المالية بدفتر الحسابات، وتصدر التقارير الفواتير، ومن بعدها تصدر حسابات ختامية بشكل منفصل وواضح، لكي يظهر أمامك صافي الخسارة أو الربح.
أهمية الحسابات الختامية والقوائم المالية
بعد ما تعرفنا على طريقة إعداد القوائم المالية يجب الآن معرفة أهمية الحسابات الختامية، وكذلك القوائم المالية وجاءت الأهمية كالتالي:
تحديد صافي الأرباح والخسارة وذلك لأن الحسابات الختامية تتيح للشركة أن تحدد الأرباح والخسارة لفترة محددة، وذلك يساعد الإدارة في تحديد النقاط القوية والضعيفة بالأداء المالي، مع اتخاذ القرارات المناسبة.
إعداد قوائم مالية للحصول على تاريخ منظم
يتم الوثوق به عن الحالة المالية للشركة، وهذا يسهل على العملاء والمستثمرين والموردين والمصرفيين عملية تحديد الوضع المالي للمؤسسة أو الشركة.
المراجعة والرقابة
إذ أن الحسابات الختامية تحدد الاحتيالات والأخطاء بالحسابات المالية، وهذا يساعد الإدارة في إجراء التصحيحات اللازمة مع الحد من المخاطر المستقبلية المحتملة.
المساعدة في اتخاذ القرارات
وذلك لأن الحسابات الختامية تساعد باتخاذ القرارات المالية الحاكمة، بالإضافة إلى مساعدتها بتقدير العائد على الاستثمار، مع تحضير مصادر التمويل والتخطيط للميزانية السنوية.
التواصل مع الجماهير
وهذا لأن الحسابات الختامية تساعد في إعطاء الصورة الواضحة للجماهير عن الشركة المالية وحالتها، وتحسن الثقة ما بين الشركة والجمهور بالإضافة أنها تزيد من فرص الاستثمار والتعاون.
طريقة إعداد المركز المالي
ذكرنا مسبقًا خطوات إعداد القوائم المالية ويعد المركز المالي من ضمن القوائم المالية للمؤسسات والشركات، إذ أنه يوضح الموارد الاقتصادية، وطريقة استخدامها لتحقيق الأهداف المنشودة، وإليكم خطوات إعداد المركز المالي بشكل سليم:
أولًا تحديد الأصول
إذ أن صاحب النشاط التجاري يحدد كافة الأصول المتواجدة بحسابات الشركة سواء الأرصدة البنكية، والسندات الحكومية، والأموال النقدية وكذلك العقارات.
ثانيًا تحديد الخصوم
ويتمثل الخصم بكافة الديون مع التزامات النشاط التجاري من الدائنين والموردين والرسوم، وردود المبيعات، والضرائب.
ثالثًا حساب الحقوق الملكية
وهذا بعد ما يتم تحديد الأصول والخصوم إذ أن حقوق الملكية تحسب لتوضيح الفرق ما بين الخصوم والأصول، وتمثل ما تملكه الشركة بشكل فعلي.
رابعًا تنسيق البيانات
وتلك المهمة تتم من خلال صياغة المركز المالي بشكل مرتب وواضح وفي ذات الوقت قابلًا للفهم، كما يمكن ترتيب البيانات وتنسيقها داخل الجدول الذي يحتوي على العناوين السهلة في قراءة الخصوم، والأصول وحقوق الملكية.
ترتيب إعداد القوائم المالية
لكي يتم إدارة الأعمال بالشكل الصحيح مع تحديد الأداء المالي، لابد من الاعتماد على عملية إعداد القوائم المالية بطريقة دورية، وحتى تكون تلك القائمة دقيقة وفعالة، يجب اتباع ترتيب محدد بإعدادها وهو كالتالي:
1- الميزانية المراجعة
تعد تلك الميزانية خطوة أولى في إعداد القوائم المالية وتلك الميزانية لوصف الموارد المالية بالإضافة إلى المصروفات بفترة محددة، وتساعد بإنشاء صور كاملة تخص حالة الشركة.
2- قائمة الدخل
تأتي قائمة الدخل بالمرتبة الثانية إذ أنها توضح جميع الإيرادات والمصروفات بفترة زمنية محددة، عبر قائمة حساب صافي الدخل.
3- قائمة المركز المالي
يتم استخدامها في تحليل وتفسير الدخل الصافي كما أنها توضح أهم الرتب التي تمتلكها المؤسسة بالمنصب والأصول، كما أن قيمة حصة المساهمين تظهر بالشركة.
4- قائمة التدفقات النقدية
تعد هذه القائمة خطوة أخيرة بإعداد القوائم المالية، إذ أن هذه القائمة توضح حركة التدفق النقدي بالنسبة للشركة بفترة زمنية معينة، ويساعد الشركات بتحديد قدرتها في الوفاء بالالتزامات المالية.
تمارين على إعداد القوائم المالية
توجد بعض التمارين تساعد في إعداد القوائم المالية وتطوير المهارات المحاسبية وهي كالتالي:
ممارسه إعداد قائمة الدخل
- لكي يتم تحديد صافي الدخل لابد من تحديد الإيرادات والمصروفات في فترة زمنية محددة.
- تلك الممارسة تحتاج لتحديد المصروف وإجمالي الإيرادات التي تتعلق بهذه الفترة.
- تستخدم تلك المعلومات في إعداد قائمة الدخل.
إعداد قائمة المركز المالي
- يستخدم إعداد قائمة المركز المالي في تحديد قيمة الأصول ومقدار المديونية.
- يحتاج ذلك جمع المعلومات عن الأصول والديون.
- يمكنك أن تستخدم تلك المعلومات في إعداد المركز المالي التابع لشركتك.
تحليل الأرقام المالية
- بهذه التمارين نحتاج لتحليل الأرقام المالية في شركة ما ومنها المركز المالي، قائمة الدخل، الخسائر، والأرباح في فترة زمنية معينة.
- تحلل تلك الأرقام لتستخرج المعلومات الأساسية عن الأداء المالي للشركة.
تمارين تدريب استخدام الأدوات المحاسبية
- تشمل تدريب الأفراد على كيفية التعامل مع الأدوات المحاسبية الرئيسية في الجداول الزمنية إضافة إلى أوراق العمل المحاسبية.
- أيضًا تشمل الأرقام المالية وتساعد تلك التمارين للاستعداد حتى يتم إدارة الحسابات الشخصية والمالية بشكل أفضل.
ما هي أهم البنود التي يجب النظر لها في قائمة التدفقات النقدية؟
تتضمن قائمة التدفقات النقدية بعض البنود ومنها التغيرات فيما يلي:
- الحسابات المدينة.
- الاستثمارات قصيرة الأجل.
- الأصول العينية.
- الديون طويلة الأجل.
- المخزون.
- الزكاة المدفوعة.
- الأرباح الموزعة.
الأسئلة الشائعة
من المسؤول عن عملية إعداد القوائم المالية؟
عادةً يكون المسؤول عن القوائم المالية وإعدادها قسم المحاسبة بالشركة، ويقوم بالإشراف عليها المدير المالي، وتراجع من مدقق الحسابات الخارجي.
ما الفترة الزمنية المغطاة بالقوائم المالية؟
القوائم المالية تكون سنوية في بعض الأحيان يتم إعدادها بشكل شهري أو ربع سنوي لمتابعة الأداء.
لماذا يجب التدقيق في القوائم المالية؟
لكي يتم التأكد من مصداقيتها وبأنها خالية من أي تلاعب أو أخطاء، وهذا يعزز ثقة المستثمرين بالإضافة إلى الجهات الرقابية.
وبذلك نكون تمكنا من الحديث عن إعداد القوائم المالية وذكرنا أنواعها بشكل تفصيلي، والخطوات الرئيسية في إعداد هذه القوائم، وما هي النصائح التي تبسط عملية الإعداد، والفرق ما بين قائمة الدخل والمركز المالي، وإعدادات الحسابات الختامية، والقوائم المالية، وذكرنا أيضًا أهمية الحسابات الختامية والقائمة المالية، مع الحديث عن إعداد المركز المالي، وترتيب القائمة المالية، والتمارين المساعدة في إعداد القوائم المالية، والبنود المتواجدة بقائمة التدفقات النقدية.
