إن انشاء نظام محاسبي لشركة جديدة أحد الركائز الأولى في نجاح أي مؤسسة وضمان استدامتها، وبدون هذا النظام المحاسبي السليم فإن الإدارة ستجد صعوبة في تتبع التدفقات المالية والامتثال لمتطلبات الضريبة وتقييم الأداء المالي، ويتيح ذلك النظام اتخاذ القرارات المستنيرة وفق البيانات الشفافة التي تكون دقتها مضمونة، وبالتالي يعزز الثقة لدى الجهات المعنية والمستثمرين، ولذا فإن تصميم وتنفيذ النظام المحاسبي ليس مجرد إجراء روتيني، بل هو استثمار حيوي يضمن رقابة مالية سليمة.
انشاء نظام محاسبي لشركة جديدة
لكي يتم البدء في انشاء نظام محاسبي لشركة جديدة فلابد أن يتم اتباع خطوات مدروسة، بدايةً من تحليل احتياجات الشركة وصولًا لأهدافها المالية، المرحلة الأولى في ذلك تكون باختيار أساس محاسبي مناسب، والعمل على تصميم دليل حسابات يتلاءم مع طبيعة النشاط الذي تمارسه الشركة والإجراءات المالية والسياسات.
ومن بعدها يكون دور الأداة التكنولوجية المناسبة إن كانت مصممة خصيصًا أو برنامجًا محاسبيًا جاهزًا يتوافق مع ميزانية الشركة وحجم العمليات، ثم تأتي المرحلة الأخيرة، وهي تتضمن البيانات الافتتاحية والبدء بالتشغيل التجريبي وتدريب الموظفين لكي يتم استخدام النظام بالشكل الصحيح.
اكتشف أنواع المحاسبين في الشركات من هنا
ما هي أنواع المحاسبة؟
تعرف المحاسبة بأنها عملية تحليل البيانات المالية وتسجيلها وتفسيرها للمؤسسات والأنشطة التجارية، وذلك لاتخاذ القرارات المالية السليمة، ولها أنواع متعددة منها ما يلي:
- المحاسبة المالية: تقدم المعلومات المالية لجميع الأطراف الخارجية من الدائنين والمستثمرين والجهات الحكومية، وهي الأكثر شيوعًا.
- المحاسبة الإدارية: تزود الإدارة العليا بكافة المعلومات غير المالية والمالية لكي تتمكن من اتخاذ القرارات الاستراتيجية.
- محاسبة الضرائب: ترتكز بشكل أساسي على اللوائح الضريبية والقوانين، وتقدم معلومات للسلطات الضريبية تُستخدم في حساب الضرائب، وتتطلب معرفة بالتشريعات الضريبية.
- المحاسبة الجنائية: تتعلق بالتحقيقات المالية ووجود تلاعب بالسجلات المالية، وتُستخدم في جمع الأدلة وتحليلها في قضايا غسيل الأموال والاحتيال.
- محاسبة الأصول الثابتة: تتعامل مع إدارة الأصول الثابتة من المعدات والعقارات، وتسجل تكلفة الأصول وتساعد في تقدير قيمتها.
كيفية ادارة الحسابات فى الشركات الصغيرة
تعرفنا على طريقة انشاء نظام محاسبي لشركة جديدة والسؤال هنا ما هي الطريقة التي تساعد في إدارة الحسابات بالشركات الصغيرة وإليكم الطريقة:
- يتم ذلك من خلال تنظيم العمليات الأساسية وذلك عبر فتح حساب بنكي منفصل عن الأموال الشخصية، وتسجيل المعاملات والبيانات البنكية والإيصالات، وتتبع المخزون ومراقبة مستواه وإعداد الميزانية.
- كما يجب استخدام الأدوات الحسابية ومنها برامج المحاسبة الجاهزة، مع إنشاء التقارير بالشكل الصحيح واستغلال تلك التقارير التي تقوم بتوليدها البرامج سواء قائمة الأرباح أو الميزانية أو حتى الخسائر.
- أيضًا التعامل مع الضرائب عبر الامتثال الضريبي بتسجيل المعاملات المالية وتقديم الإقرارات الضريبية في الوقت المحدد، وتخصيص جزء من الأرباح بشكل شهري حتى تكون مستعدًا لدفع الضريبة.
- أما المتابعة والتحليل فذلك من خلال تحديث وتنظيم جميع البيانات المحاسبية لإجراء التسويات البنكية واستخدام التقارير المالية في تحديد مجالات التحسن مع اتخاذ القرارات المستنيرة.
- وأخيرًا في حال كان وقتك محدودًا، يمكنك الاستعانة بمحاسب يساعدك في حفظ السجلات بدقة أو القيام بمراجعة خارجية.
كيفية ادارة الحسابات فى الشركات الكبيرة
تعرفنا على طريقة انشاء نظام محاسبي لشركة جديدة والآن جاء دور ذكر طريقة إدارة الحسابات في الشركات الكبيرة:
- يكون ذلك عبر استخدام نظام محاسبي متكامل مثل شجرة الحسابات، وتحقيق التكامل بين الأنظمة والاستفادة من برامج المحاسبة.
- كما يجب تطبيق الدورة المحاسبية بتسجيل المعاملات المالية وإنشاء ميزان للمراجعة بانتظام وإعداد الحسابات الختامية، وليس هذا فقط، بل لابد من الاعتراف بالإيرادات في الفترة التي حدثت بها ومراقبة الحركة المالية.
- ويضاف إلى ذلك التحليل المالي من خلال تحليل البيانات وفهم الاتجاهات المختلفة وإعداد التقارير المالية الدقيقة واستخدام البيانات التاريخية للتخطيط المستقبلي.
- أما المهارات الأساسية فتشمل امتلاك الفريق خبرة فنية في استخدام البرامج المحاسبية، وأن يكون لديهم قدرة على تحليل البيانات وامتلاك مهارات تواصل تساعدهم في شرح المعلومات المالية المعقدة.
أهمية النظام المحاسبي
إن انشاء نظام محاسبي لشركة جديدة له أهمية كبيرة، وهي كالتالي:
- يوفر المعلومات الدقيقة لأنه يسجل العمليات المالية ويمنح الإدارة إذنًا للوصول لهذه المعلومات.
- تحليل الأداء المالي عبر توفير التقارير المالية والإحصاءات وتقييم المصاريف والإيرادات.
- الامتثال للتشريعات المحاسبية وذلك بالالتزام بالمعايير المعمول بها، وبالتالي يعزز الانضباط المالي ويساعد في تقديم تقارير مالية للجهات الرقابية.
- تنظيم العمليات المالية عبر تسجيل الفواتير والمدفوعات وإدارة الحسابات الدائنة والمدينة، وبالتالي يعزز الكفاءة ويقلل الأخطاء الإدارية.
- الإدارة النقدية لأن النظام المحاسبي يوفر تحليلات وتقارير تتعلق بالتدفقات المالية للشركة.
ما العوامل التي يجب مراعاتها عند اختيار نظام محاسبي؟
توجد بعض العوامل التي يجب مراعاتها عند اختيار نظام محاسبي للشركات الجديدة، وهي كالتالي:
- احتياجات المنظمة: لابد أن تحدد بوضوح قبل اتخاذ القرارات.
- مرونة النظام: إذ يجب أن يكون قابلاً لتلبية احتياجات المنظمة المتغيرة ويوفر إمكانيات إضافية.
- سهولة التعلم والاستخدام: يجب أن يأخذ وقتًا قليلًا في التدريب، وأن تكون واجهة النظام منظمة وبسيطة.
- تكلفة النظام: ينبغي أن تكون ملائمة للميزانية، وعلى المنظمة تقييم التكلفة الإجمالية لأي استثمار لمعرفة تكلفة التشغيل والتركيب.
- توافق النظام: يجب أن يتوافق مع المعايير المحاسبية والتشريعات المختلفة في المنطقة، ويكون قادرًا على توليد التقارير المطلوبة لضمان الالتزامات والقوانين.
- قدرة النظام على التكامل: يجب أن يتكامل مع الأنظمة الأخرى مثل إدارة العلاقات ونظام إدارة الموارد.
عوامل اختيار نوع المحاسبة المناسب لشركتك
حينما يتم اختيار نوع المحاسبة الذي يلائم شركتك، لابد من مراعاة عوامل متعددة تؤثر على الأهداف والاحتياجات، وهي كالتالي:
- طبيعة الشركة وحجمها: يؤثران على اختيار نوع المحاسبة، فالشركات المتوسطة والصغيرة احتياجاتها تكون أبسط، أما الكبيرة فيكون نظام المحاسبة الخاص بها أكثر تعقيدًا.
- الأهداف المالية والإدارية: تحدد نوع المحاسبة المناسب فإن كان هدفك الأساسي تقديم معلومات مالية دقيقة للمساهمين والمستثمرين، فالمحاسبة المالية هي الاختيار الأنسب.
- الالتزامات القانونية: يجب مراعاة الالتزامات والضرائب التي قد تواجهها شركتك، والتأكد من اختيار النظام المحاسبي الملائم الذي يلبي تلك الالتزامات.
- الموارد المتاحة: سواء كانت تكنولوجية أو مالية أو بشرية، إذ أن بعض أنواع المحاسبة تتطلب تكلفة إضافية في تنفيذه
دور حلول التصنيف في اختيار نظام المحاسبة المناسب لشركتك
إن حلول التصنيف تساعدك في إنشاء نظام محاسبي للشركات الجديدة واختيار ما يناسبك عبر تحليل احتياجات الشركة مع تحديد الأنسب إليها، إن كانت محاسبة إدارية، مالية، أو تكاليف، وهي تضع بعين الاعتبار حجم النشاط التجاري والعمل والالتزامات القانونية بالإضافة إلى الميزانية، وتقدم إليك نظامًا يضمن دقة في البيانات والمعلومات، قادرًا على إعداد التقارير بشكل سهل ويحسّن إدارة الشركة المالية.
إنشاء برنامج محاسبي متكامل
يحتاج إنشاء نظام محاسبي كاملًا خطوات رئيسية، وهي أن يتم تحديد الاحتياجات الرئيسية للشركة بشكل دقيق مع القدرة على تصميم قاعدة البيانات الفعالة، ووضع خطة العمل المناسبة الواضحة في سبيل تطوير المنظمة، واستخدام واجهة برنامج تكون سلسة وليست معقدة، وليس هذا فقط بل أن الأمر يتطلب إجراء الاختبارات الشاملة قبل الانطلاقة الرسمية لهذا النظام، إضافًة إلى أن دراسة الجدوى تساعد في التنفيذ الناجح.
الأسئلة الشائعة
ما الهدف وراء إنشاء نظام محاسبي في شركة؟
تسجيل العمليات المالية وتتبعها مثل الإيرادات والالتزامات والمصروفات ورأس المال، وذلك لتقديم تقارير تكون دقيقة تساعد في اتخاذ القرارات.
متى يتم البدء بإنشاء نظام محاسبي؟
من اليوم الأول في تأسيس الشركة لكي لا تفقد البيانات المالية أو تجدها متداخلة.
من المسؤول عن إعداد نظام محاسبي للشركة؟
إما أن يقوم بذلك محاسب محترف أو شركة مثل حلول التصنيف، يتواصلون مع الإدارة لتصميم نظام يناسب طبيعة الشركة.
في النهاية يمكننا القول أن انشاء نظام محاسبي لشركة جديدة من الخطوات الرئيسية في ضمان نجاحها وتحقيق استقرارها الإداري والمالي، إذ أن النظام المحاسبي ليس وسيلة لتسجيل الأرقام فقط، بل هو نظام متكامل يراعي طبيعة نشاطها ويستند إلى مبادئ المحاسبة السليمة، وتستطيع المؤسسة من خلاله تحقيق الكفاءة والشفافية والالتزام بالمتطلبات القانونية.
