عقد تاسيس من الوثائق القانونية الأساسية التي على غرارها يتم إنشاء شركة رسميًا، وهو بمثابة اتفاق يجمع ما بين الشركاء ويحدد القواعد المنظمة لعمل الشركة منذ بدء تأسيسها، ويتضمن العقد مجموعة معلومات هامة وبيانات، ومنها نوع الشركة واسمها ومقرها والغرض وراء إنشائها أي النشاط الذي سيتم مزاولته، وليس هذا فقط بل أنه يوضح قيمة رأس المال وطريقة توزيعه ما بين الشركاء وما هي حصة كل شريك برأس المال وحقوقهم والتزاماتهم تجاه بعضهم وشركتهم، كل هذه المعلومات وأكثر سنتعرف عليها من خلال شركة حلول التصنيف تابع معًا.
عقد تاسيس
عقد تاسيس هو توضيح لطريقة إدارة الشركة إن كانت إدارة من الشركاء أو عبر مدير يعين لهذا الغرض، وتحدد المسؤوليات والصلاحيات بالعقد وآلية اتخاذ القرارات بالشركة وطريقة توزيع الخسائر والأرباح ما بين الشركاء حسب ما تم الاتفاق عليه، ويتضمن مدة الشركة وشروط انضمام الشركاء الجدد أو انسحاب أي شريك والإجراءات المتبعة إن تم حل الشركة أو تصفيتها، وهو وثيقة قانونية هامة لكافة الشركاء تهدف لتنظيم العلاقات وتمنع حدوث أي نزاعات أو خلافات في المستقبل عبر توضيح التفاصيل التي تتعلق بإدارة الشركة وتشغيلها.
ما هو عقد التأسيس وما أهميته للشركات؟
يعد عقد تاسيس من الوثائق القانونية الإلزامية التي توثق اتفاق الشركاء لكي يقوموا بـ فتح شركة مع تحديد هيكلها الأساسي من الاسم والغرض ورأس المال وتوزيع الحصص، وهو المرجعية القانونية الأولى للجهات الحكومية، وأهميته تكمن في إضفاء الشخصية الاعتبارية للشركة وتنظيم الإدارة وحماية حقوق الشركاء والامتثال للوائح التجارية.
العناصر الأساسية التي يجب أن يتضمنها عقد التأسيس
يعد عقد تاسيس وثيقة قانونية جوهرية تخص إنشاء شركة في السعودية، ولابد أن تتضمن بعض العناصر الأساسية، ومنها ما يلي:
- بيانات الشركة من أسماء الشركاء وعناوينهم وجنسياتهم.
- اسم الشركة ونوعها من حيث شركة مساهمة أو شركة ذات مسؤولية محدودة أو شركة تضامن.
- الغرض من الشركة نشاط تجاري أو أي نوع من الأنشطة الأخرى التي تزاولها الشركة.
- المقر الرئيسي أي عنوانها بالتفصيل، ثم مقدار رأس المال وحصة كل شريك.
- يتضمن العقد أيضًا مدة الشركة هل تكون محددة بوقت محدد أم أنها ليس لها وقت أو فترة محددة.
- الإدارة والتوقيع حيث يتم تحديد من يقوم بتولي الأمر والصلاحيات ومن يحق له التوقيع واتخاذ القرارات.
- الأرباح والخسائر وطريقة تقسيمها وتاريخ ابتداء السنة المالية وانتهائها.
الفرق بين عقد التأسيس والنظام الأساسي للشركة
يوجد فرق ملحوظ ما بين عقد التأسيس والنظام الأساسي بالشركة وإليكم الفرق:
| أوجه المقارنة | عقد التأسيس | النظام الأساسي |
| الهدف | هو إنشاء شركة وتحديد هويتها. | تنظيم التشغيل الداخلي في الشركة. |
| المحتوى | ما هو الاسم التجاري ومركز الشركة الرئيسي وأسماء الشركاء ورأس المال. | الإجراءات الاجتماعية في الجمعية العمومية، توزيع الأرباح والخسائر، الصلاحيات التي يمتلكها مجلس الإدارة وطريقة التعديل. |
| العلاقة | ينظم العلاقة ما بين الشركة وجميع الأطراف الخارجية. | ينظم العلاقة ما بين الشركاء والمساهمين والشركة. |
| الأولوية | بحال التعارض فإن عقد التأسيس يكون له الأولوية. | الأولوية بالمسائل الإدارية والتنظيمية في الداخل طالما لن تتعارض مع الأحكام الخاصة بعقد التأسيس والقوانين المنظمة. |
خطوات إعداد عقد تأسيس شركة بشكل قانوني
حتى يتم إعداد عقد تاسيس شركة بطريقة قانونية فإن هذا يتطلب صياغة للبنود الأساسية، وإليكم طريقة إعداد العقد:
- تحديد نوع الشركة إن كانت شركة مساهمة أو ذات مسؤولية محدودة أو غيرها، وما هي توزيعة الحصص ما بين الشركاء.
- صياغة بنود العقد بكتابة البيانات بشكل دقيق من حيث اسم الشركة والمقر والنشاط ومدة الشركة ورأس المال وطريقة توزيع الخسائر والأرباح وما هي صلاحيات المدير.
- حجز الاسم التجاري باستخراج شهادة لعدم التباس الاسم من قبل وزارة التجارة.
- التوثيق الإلكتروني من خلال الدخول لمنصة مركز الأعمال السعودي أو استخدام بوابة وزارة الاستثمار وملء نموذج التأسيس.
- سداد الفاتورة مع إصدار السجل التجاري لكي يصدر العقد والسجل بشكل رسمي.
- فتح حسابًا بنكيًا يحمل اسم الشركة يوضع به رأس المال بالحالات التي تحتاج إلى ذلك.
البيانات الإلزامية في عقد تأسيس الشركات
عقد التأسيس من الوثائق القانونية التي تتضمن بيانات أساسية حسب أنظمة الشركات، وإليكم أهم البيانات الإلزامية:
- بيانات الشركاء من أسمائهم ومحل إقامتهم وجنسياتهم.
- اسم الشركة ونوعها من حيث شركة مسؤولية محدودة أو تضامن أو توصية والاسم التجاري وشكل الشركة.
- الغرض الذي من أجله تم إنشاء الشركة وعنوانها ومقرها الرئيسي.
- رأس المال من حيث مقداره وما هي تفاصيل الحصص النقدية والعينية التي قدمها كل شريك.
- طريقة إدارة الشركة ومن هم المديرين وما هي صلاحياتهم.
- توزيع الأرباح والخسائر أي النسبة المحددة لكل شريك.
- السنة المالية متى تبدأ ومتى تنتهي ومدة الشركة إن كانت مؤقتة.
دور عقد التأسيس في تنظيم العلاقة بين الشركاء
عقد تاسيس هو الدستور الداخلي في أي شركة لأنه ينظم العلاقة ما بين الشركاء من خلال تحديد الحقوق والواجبات والحصص المالية لهم، وإليكم أدوار عقد التأسيس:
- تحديد هيكل الشركة المالي حيث أن العقد يوثق حصة الشركاء ونصيبهم من الخسائر والأرباح، وبالتالي هذا يحفظ حقوقهم المالية.
- تنظيم الإدارة والقرارات إذ أن العقد يحدد من يقوم بتولي إدارة الشركة وما هي صلاحيات المدير.
- إدارة الدخول والخروج للشركاء بوضع آليات قانونية تكون واضحة لبيع الحصص وهل هناك تنازل عن الحصة أو إدخال شريك جديد بشكل يضمن استمرار الشركة.
- يضمن العقد حل النزاعات ما بين الشركاء كما أنه ينظم حالات إنهاء الشراكة وتصفية الشركة وتوزيع أصولها.
شروط صحة عقد التأسيس وفق الأنظمة القانونية
لكي يكون عقد التأسيس صحيحًا فإن هناك بعض الشروط اللازمة لذلك، ومنها أن يكون العقد مكتوبًا وإلا يعد باطلًا، ويوثق العقد في الجهة المختصة ويكون مقيدًا في السجل التجاري حتى يعد نافذًا بمواجهة الغير، ويذكر فيه أسماء الشركاء مع بياناتهم الشخصية، ويحدد به اسم الشركة والنوع القانوني لها والأنشطة التي تمارسها ومقدار رأس المال وطريقة توزيعه على الشركاء.
الأخطاء الشائعة عند صياغة عقد التأسيس
توجد بعض الأخطاء الشائعة حينما يتم صياغة عقد تاسيس والتي تتلخص في الآتي:
- استخدام نموذج من الإنترنت جاهز حيث أنه لابد من تخصيص عقدًا مناسبًا للنشاط.
- غموض صلاحيات المدير بتعيين مديرين كثيرين وصلاحياتهم متداخلة وبالتالي هذا يسبب تضارب بالقرارات وعدم وضع حدود لسلطات المدير بالتصرفات المالية.
- إغفال البنود الواضحة بشأن طريقة تنازل الشركاء عن الحصص الخاصة بهم وآلية شراء الحصص للشريك المنسحب.
- إهمال تحديد الجهة المختصة لفض نزاعات ما بين الشركاء.
- عدم تحديد الغرض التجاري للشركة وهذا يحد من الأنشطة المستقبلية ويوقعها في مخالفات نظامية.
كيفية توثيق عقد التأسيس واعتماده رسميًا
إن توثيق عقد تاسيس واعتماده بشكل رسمي يتم إلكترونيًا من خلال المنصات التابعة للوزارات المختصة ومنها وزارة التجارة، حيث يتم الدخول على الموقع وإدخال نوع الشركة وبيانات الشركاء والنشاط ورأس المال وإرسال عقد التأسيس إلى الشركاء حتى يوافقوا عليه إلكترونيًا من خلال بوابة نفاذ الوطني ثم اعتماده من الوزارة وإصدار سجلًا تجاريًا.
التعديلات التي يمكن إجراؤها على عقد التأسيس بعد إنشائه
يتم تعديل عقد التأسيس بعد إنشائه وذلك لتحديث البيانات بشكل يوافق الأنظمة، وإليكم أهم التعديلات التي يتم إجراؤها:
- تغيير اسم الشركة أو حتى تعديل أغراضها ونشاطها التجاري.
- زيادة رأس المال أو تخفيضه أو تعديل نسبة توزيع الحصص ما بين الشركاء.
- تغيير المديرين وتعيين مجلس الإدارة جديدًا مع تعديل صلاحياتهم.
- دخول الشركاء الجدد وخروج الشركاء الحاليين أو حتى تعديل بياناتهم.
- تعديل العام المالي ومواد النص الختامي وعنوان الشركة.
الأسئلة الشائعة
ماذا يقصد بعقد التأسيس؟
يقصد به وثيقة قانونية يتم عبرها إنشاء شركة رسميًا ويحتوي على معلومات أساسية عن الشركة من اسم والنوع والنشاط، وقيمة رأس المال بالإضافة إلى بيانات الشركاء المؤسسين.
هل لابد من توثيق عقد التأسيس؟
نعم يجب أن يوثق عقد التأسيس في الجهات المختصة الرسمية بالدولة لكي يكتسب العقد صفة قانونية.
ما الفرق بين النظام الأساسي وعقد التأسيس؟
عقد التأسيس هو المسؤول عن المعلومات الأساسية في الشركة والهوية القانونية لها، أما النظام الأساسي فيوضح الإجراءات والقواعد المنظمة للإدارة الداخلية في الشركة ومنها اجتماعات الشركاء واتخاذ القرارات وصلاحيات الإدارة.
وإلى هنا وصلنا إلى الختام بعد الحديث عن عقد تاسيس ذلك الذي يعد أهم وثيقة قانونية تقام عليها الشركات لأنه يحدد الإطار العام لتواجد الشركة ونشاطها، ويوضح حقوق الشركاء ومدى التزاماتهم بطريقة واضحة، ويساهم بتنظيم العلاقة ما بين الشركاء والجهات الخارجية والشركة، وهذا يساعد في ضمان سير العملية بشكل قانوني ومنظم، ووجود عقد التأسيس الموثق بالجهات المختصة يقلل النزاعات والخلافات التي من الممكن أن تنشأ ما بين الشركاء مستقبلًا.
