تعد كيفية عمل ميزان المراجعة بالارصدة والمجاميع من أهم الخطوات المحاسبية الغير ممكن الاستغناء عنها بأي مؤسسة أو نشاط تجاري، لأنها تعتبر بمثابة الأداة الرئيسية التي تساعد المحاسبين على التأكد من دقة وصحة العمليات المالية المختلفة ومطابقة الأرصدة المثبتة بالدفاتر مع المجاميع النهائية للحسابات، وبذلك فهو لا يمثل مجرد جدول أرقام بل وسيلة فعّالة في اكتشاف الأخطاء وضمان دقة البيانات والمعلومات التي ستبنى عليها لاحقًا القوائم المالية.
ماهو ميزان المراجعة ومكوناته؟
تتمثل الإجابة عن ما هو ميزان المراجعة في أنه قائمة محاسبية تشمل كل الحسابات المسجلة بالدفتر العام مع الأرصدة النهائية مقسمة إلى جزأين الأول للأرصدة المدينة والثاني للدائنة، وتتكون تلك القائمة من الآتي:
-
المصروفات: وهي كل التكاليف والنفقات الخاصة بالمؤسسة أثناء فترة زمنية معينة، وتصنف كحسابات مدينة.
-
الإيرادات: وتشمل كل المبالغ المالية التي تحققها الشركة أو المؤسسة من أنشطتها الأساسية والفرعية، وتسجل بالجانب الدائن.
-
الأصول المتداولة: والتي يتم تسجيلها بالجانب المدين عند زيادة قيمتها، في حين توضع بالجانب الدائن عند انخفاضها.
-
الالتزامات: والتي يتم تسجيلها بالجانب المدين من الميزان لأنها تمثل مسؤوليات مالية على الشركة أو المؤسسة تجاه الأطراف الخارجية.
كيفية عمل ميزان المراجعة بالارصدة والمجاميع
يتم عمل ميزان المراجعة بالأرصدة والمجاميع كإحدى الخطوات المحاسبية الرئيسية والمهمة التي تهدف للتحقق من صحة الحسابات ودقتها قبل إعداد القوائم المالية، وذلك من خلال إدراج كل الحسابات من دفتر الأستاذ ومجموع الحركات المدينة والدائنة التي تمت أثناء فترة محددة ثم التأكد من توافق المجاميع الخاصة بها بكلا الجانبين.
في حين أن ميزان المراجعة بالأرصدة يتم التركيز فيه على الرصيد النهائي للحسابات بعد التسجيل، حيث يوضع الرصيد المدين بجانب والدائن بالجانب الآخر، ثم تتم مقارنتهم ببعضهم البعض، وبهذا يساعد ميزان المراجعة بنوعيه على اكتشاف الأخطاء وتصحيحها على الفور، لذلك يعد أساسًا لا غنى عنه في إعداد القوائم المالية الدقيقة والواضحة.
لماذا يحتاج تجار التجزئة إعداد ميزان المراجعة؟
على الرغم من أن ميزان المراجعة لا يظهر كل الأخطاء في الحسابات إلا أنه وسيلة مهمة للغاية لتجار التجزئة في إعداد القوائم المالية كالتالي:
اكتشاف وتصحيح الأخطاء
من الممكن اكتشاف الأخطاء المحاسبية بعد إدخال القيود اليومية أو دفتر الأستاذ وتصويبها قبل الانتهاء من القوائم المالية، بما يضمن دقة الحسابات المتنقلة بين الدفاتر المختلفة.
تلخيص الوضع المالي
يحدد صافي الأصول والالتزامات الخاصة بالنشاط التجاري إلى جانب تقديم لمحة عن الكفاءة المالية للعمل أثناء فترة محددة، بما يساعدك في مراقبة وضعك وإتخاذ قرارات تجارية صحيحة ومبنية على أرقام حقيقية ودقيقة.
التحقق من دقة المعاملات
يتبادل تجار التجزئة معاملات كثيرة مثل المشتريات والمبيعات والمدفوعات والنفقات، ولهذا فإن ميزان المراجعة يتحقق من دقة أي معاملة مسجلة بالنظام المحاسبي، ويوضح أي خطأ في عملية التسجيل سواء الإدخالات الغير صحيحة أو المعاملات المفقودة أو المتكررة.
الامتثال للمعايير المحاسبية
يساعد ميزان المراجعة في المحافظة على شفافية ومصداقية إعداد تقاريرك المالية من خلال ضمان التزامك بمبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا أو أي معايير محاسبية أخرى.
مراجعة المعاملات بسرعة وسهولة
يختصر إعداد الميزان وقتًا ومجهودًا كبيرًا كتاجر تجزئة للتعرف على المعاملات المختلفة من دون العودة لدفتر اليومية أو قراءة معاملات القيد المزدوجة، إلى جانب أنه يجمع الأرصدة وينقلها بشكل مباشر لإعداد الحسابات الختامية.
طريقة إعداد ميزان المراجعة في 4 خطوات
تتمثل كيفية عمل ميزان المراجعة بالارصدة والمجاميع في بعض الخطوات التي تحرص حلول التصنيف على اتباعها عند إعداده، وهي كالتالي:
-
جمع أرصدة الحسابات: يتم جمع الأرصدة الختامية لكل حساب سواء الإيصالات أو الفواتير بدفتر الأستاذ العام للنشاط التجاري بنهاية الفترة المحددة.
-
تصنيف قائمة الحسابات: يتم تصنيف كل الحسابات بأقسام الجدول المكون من جزأين: النقدية والديون.
-
إدخال مبالغ الحسابات: في هذه الخطوة يتم مراجعة دفتر الأستاذ العام والبحث عن المبلغ المالي الخاص بكل حساب بكل قسم.
-
مطابقة أرصدة المدين والدائن: بالخطوة الأخيرة يتم التحقق من مجاميع أقسام الحسابات، فإن كانت متطابقة فذلك يعني أن الرصيد متوازن، وإن لم تتطابق فلابد من مراجعة الأرقام والمبالغ من دفتر الأستاذ مرة أخرى.
أخطاء لا يظهرها ميزان المراجعة رغم توازنه
بعد توضيح كيفية عمل ميزان المراجعة بالارصدة والمجاميع وما هو ميزان المراجعة يمكننا الآن ذكر أهم الأخطاء التي لا يظهرها على الرغم من توازنه، وهي كالتالي:
-
الأخطاء المتكافئة: مثل ترحيل الجانب المدين بالدائن والعكس، والأخطاء التي تحدث في حالة تسجيل الأرصدة المختلفة بصورة متساوية.
-
أخطاء السهو والنسيان: والتي تتمثل في نسيان تسجيل عملية بكاملها أو فاتورة أو ترحيل قيد كامل من اليومية لدفتر الأستاذ.
-
تكرار تسجيل عملية: هذا النوع من الأخطاء يحدث عند تسجيل المعاملة مرتين بالسجلات المحاسبية.
-
الأخطاء الفنية: والمتمثلة في تسجيل عملية بصورة غير صحيحة بسبب الجهل بالقواعد والأصول المحاسبية.
-
الأخطاء البشرية: مثل جمع جانبي المدين والدائن بشكل يدوي ثم نقل المجاميع بمجموع خاطئ.
-
أخطاء التوقيت: والتي يمكن أن تتمثل في تسجيل معاملة بفترة محاسبية خاطئة.
طريقة تصحيح ميزان المراجعة الغير متساوي
توجد بعض الخطوات التي تساعد على تصحيح ميزان المراجعة الغير المتساوي، وهذا بعد أن تم اكتشاف الأخطاء سواء الفنية أو البشرية أو غيره كالتالي:
-
مراجعة الحسابات والأرصدة والتحقق من الإدخالات.
-
التحقق من الحسابات المحذوفة سهواً.
-
التأكد من العمليات الحسابية.
-
المقارنة ما بين التقارير ومصادر الأرقام والمبالغ.
-
التحقق من عدم تكرار الإدخالات.
-
تتبع الأخطاء المختلفة وتحديد مصدر الخطأ.
-
إعادة العمل على التقرير.
ما الفرق بين ميزان المراجعة والميزانية العمومية؟
بعد أن وضحنا لك ما هو ميزان المراجعة وكيفية عمل ميزان المراجعة بالارصدة والمجاميع من حلول التصنيف يمكن الآن ذكر الفرق ما بينه وبين الميزانية العمومية وهي كالتالي:
-
الأرصدة المسجلة: في ميزان المراجعة يتم تسجيل الأرصدة الختامية فحسب، في حين أن الميزانية تسجل الأرصدة الخدمية إلى جانب الخصوم والأصول وحقوق الملكية
-
طبيعة الاستخدام: يعد ميزان المراجعة وثيقة غير رسمية يمكن إعدادها كلما احتاج النشاط لها، في حين أن الميزانية العمومية تصدر للجمهور وتتطلب توقيع المدقق من أجل توثيقها.
-
الغرض: يعتبر ميزان المراجعة أداة لمتابعة الحركة المالية للنشاط التجاري في فترة زمنية محددة، في حين أن الميزانية العمومية تمثل بياناً قانونياً للمركز المالي للنشاط التجاري بنهاية العام المالي.
أهمية إعداد ميزان المراجعة
يعد معرفة كيفية عمل ميزان المراجعة بالارصدة والمجاميع من حلول التصنيف شيئاً مهماً للغاية للعديد من الأسباب كالتالي:
-
اكتشاف الأخطاء: من ضمن أهم وظائف الميزان هو تحديد الأخطاء المحاسبية من خلال التأكد من تساوي الأرصدة المدينة والدائنة ببعضها.
-
التأكد من دقة المعلومات: يستعمل الميزان كأداة للتأكد من صحة السجلات المختلفة قبل إعداد القوائم أو البيانات المالية النهائية.
-
تحسين الرقابة الداخلية: يساعد الميزان بالكشف عن أي تلاعب أو خلل بالسجلات المختلفة.
-
تعزيز الشفافية: يعد أساساً لبناء تقارير مالية مفصلة وواضحة مثل قائمة الدخل والميزانية العمومية.
-
تسهيل إتخاذ القرارات الصحيحة: يساعد الميزان المدراء على إتخاذ قرارات صائبة وفقاً للوضع المالي الدقيق والحديث.
-
الامتثال للمعايير المحاسبية: يضمن ميزان المراجعة التزام الشركة بمعايير المحاسبة المقبولة عموماً أو حتى المعايير الدولية.
الإعداد اليدوي لميزان المراجعة مقابل الإعداد الآلي
هناك فرق ما بين الإعداد اليدوي لميزان المراجعة والإعداد الآلي من حيث الوقت والأخطاء المحتملة وليس فقط بطريقة التسجيل وذلك كالتالي:
الإعداد اليدوي
يتطلب مراجعة الحسابات وتسجيل الأرصدة بصورة يدوية وهذه الطريقة قد تكون جيدة وفعالة بالنسبة للشركات الصغيرة التي تمتلك عمليات مالية محدودة، في مقابل أنها تستغرق وقتاً كبيراً ومعرضة للأخطاء البشرية باستمرار.
الإعداد الآلي
تساعد برامج المحاسبة في إعداد الميزان بشكل تلقائي وبمنتهى الكفاءة والدقة، كما تتميز بإمكانية الاستخراج التلقائي للمعلومات من دفتر الأستاذ والكشف الفوري عن الأخطاء وإعداد تقارير مخصصة تلائم حاجة الشركات المختلفة، ولذلك احرص على الاعتماد على مكان مميز يقدم لك تلك البرامج مثل حلول التصنيف.
نصائح للإعداد الفعال لميزان المراجعة
بعد معرفة كيفية عمل ميزان المراجعة بالارصدة والمجاميع يمكن الآن توضيح بعض النصائح التي تساعدك في إعداد مثالي للميزان وهي كالتالي:
-
الاتساق: وذلك في تسجيل المعاملات المالية المختلفة وتطبيق القواعد المحاسبية بصورة موحدة.
-
التسوية: لابد من تسوية الحسابات بشكل منتظم ومراجعتها بصورة دورية لضمان تطابقها وعدم وجود خلل بها.
-
الاستشارة: يجب الاستعانة بخبراء المحاسبة للتعامل مع أي معاملات معقدة أو مشكلات محاسبية غير معتادة مثل حلول التصنيف.
-
البرامج المحاسبية: تساعد تلك البرامج المحاسبية في توفير الوقت والجهد والمال المستغرق في إعداد الميزان بفاعلية ودقة.
الأسئلة الشائعة
ما هو الفرق بين ميزان المراجعة بالمجاميع والأرصدة؟
يستعمل ميزان المراجعة بالمجاميع في بداية إعداد القوائم المالية للاستمتاع بنظرة عامة سريعة عن وضع الشركة المالي، في حين أن ميزان المراجعة بالأرصدة يستخدم بالمراحل النهائية من إعداد القوائم المالية للتأكد من صحة البيانات والأرقام ومن عدم تواجد أخطاء حسابية.
هل يظهر رأس المال في ميزان المراجعة؟
بكل تأكيد يظهر رأس المال بميزان المراجعة كأحد البنود الأساسية.
هل تظهر تكلفة البضاعة المباعة في ميزان المراجعة؟
لا تظهر تكلفة البضاعة المباعة بميزان المراجعة بشكل مباشر ذلك لأنه يعتمد على مقابلة الأرصدة المدينة بالدائنة.
ما هو الفرق بين ميزان المراجعة وقائمة المركز المالي؟
ميزان المراجعة عبارة عن أداة داخلية تستعمل للتحقق من صحة السجلات المحاسبية، في حين تعد قائمة المركز المالي أداة خارجية لتقييم الموقف المالي للشركة.
في ختام الأمر يمكن القول بأن إدراك ومعرفة كيفية عمل ميزان المراجعة بالارصدة والمجاميع يمثل أساساً متيناً يقوم عليه العمل المحاسبي السليم، حيث يعد أداة تحقق وتضبط الحسابات وتضمن خلوها من أي أخطاء جوهرية كما تمهد الطريق لإعداد قوائم مالية موثوقة ودقيقة.
