إن اعداد الحسابات الختامية والقوائم المالية أحد الخطوات المهمة لأي محاسب خلال الدورة المحاسبية، وهي تحدد وضع المؤسسة وتوضح الأرباح والخسائر بنهاية الفترة المالية ونظام التشغيل في المؤسسة وكذلك الوضع المالي لها، ولذا فإن الحسابات الختامية وإعداد القوائم المالية هي حسابات تقفل مع نهاية كل عام مالي، توضح بوجه عام نشاط المنشأة خلال هذا العام.
ما هي الحسابات الختامية
تعد الحسابات الختامية مرحلة وخطوة أخيرة في عملية الميزانية المحاسبية أي الدورة المحاسبية وهي تقدَّم دفاتر الحسابات المتعددة المحفوظة بميزان المراجعة، ويتم عمل الحسابات الختامية لتحديد الخسائر والأرباح في المنشأة التجارية مع اتخاذ القرارات السليمة من المستثمرين والمديرين والدائنين وتقييم الأداء، وهذا يتم عبر المراحل التالية:
- في البداية لابد من تسجيل المعاملات المالية بدفتر اليومية وترحيلها للحسابات.
- يتم الاحتفاظ بعد ذلك بالحسابات داخل ميزان المراجعة إذ أنه يوفر تساويًا في أرصدة المدين والدائن.
- ثم عمل الحسابات الختامية من حساب الأرباح والخسائر وحساب المتاجرة.
ما هي القوائم المالية
إن مصطلح القوائم المالية يشير إلى كلمة البيان المالي، ويتطرق إلى خمسة تقارير يتم إعدادها حتى تستعرض الشركة أدائها المالي بفترة محددة، وهي تضم معلومات بشأن الأصول والإيرادات والخصوم والمصروفات وصافي الأرباح، وتلك التقارير تخص قائمة المركز المالي وقائمة الدخل والتدفقات النقدية والدخل الشامل وحقوق الملكية، وتهدف لمساعدة الإدارة العليا في اتخاذ القرارات مع تشكيل رؤية واضحة بشأن مستقبل الشركة المالي وتضمن دقتها وموثوقيتها.
اعداد الحسابات الختامية والقوائم المالية
حتى يتم اعداد الحسابات الختامية والقوائم المالية فإن هناك بعض الخطوات التي لابد أن يتم السير عليها للقيام بذلك، وهي كالتالي:
- لابد من جمع البيانات المالية والمعلومات خلال فترة المحاسبة، ثم التأكد من ترحيل جميع المعاملات المادية.
- ثم قم بإعداد حساب المتاجرة عبر طرح البضاعة المتاحة وجمع المشتريات والمصاريف وتكلفة الإنتاج بجانب المدينة، ثم يقابلها المردودات والمبيعات والبضاعة المتاحة بآخر فترة بجانب الدائن، وإيجاد الفرق ما بين جانبي الحساب لمعرفة الخسارة والربح.
- يتم إعداد حساب الأرباح والخسائر بنقل مجمل الأرباح من حساب المتاجرة لهذا الحساب، وتُقفل كافة المصاريف التشغيلية والعملات بالجانب المدين.
- تُقفل الإيرادات الأخرى من الإيراد المالي والإيراد العقاري بجانب الدائن، ثم يأتي الفرق بينهما لمعرفة صافي الأرباح.
- ومن بعدها راجع البيانات المالية وتحقق من دقتها وشموليتها ومدى توازنها، ثم أضف إيضاحات تتمم القوائم وتوضح التفاصيل.
انواع الحسابات الختامية والقوائم المالية
تعرفنا بشكل مسبق على اعداد الحسابات الختامية والقوائم المالية وهنا سنوضح لكم ما هي أنواع الحسابات الختامية، وما هي القوائم المالية للشركات السعودية بوجه عام، نبدأ بالحسابات الختامية عبارة عن قائمة المركز المالي، وتتكون من حساب المتاجرة الذي يوضح إجمالي الربح أو الخسارة التي تنتج عن عملية الشراء والبيع، وحساب الأرباح والخسائر وهو صافي الأرباح والخسارة بعد أن تُقفل من حساب المتاجرة، يخصم منها الإيرادات والمصروفات، وبالنسبة إلى انواع القوائم المالية، فإنها جاءت كالآتي:
- قائمة الدخل: وهي أحد أنواع القوائم المالية للمؤسسات الصغيرة وغيرها، تحدد ربحية الشركة عبر مقارنة الإيرادات بالمصروفات بفترة زمنية محددة.
- قائمة المركز المالي: ويطلق عليها الميزانية العمومية، وتعرض الخصوم والأصول وحقوق الملكية بالنسبة للشركة في وقت محدد.
- قائمة التدفقات النقدية: تظهر حركة الأموال الداخلة والخارجة من كافة الأنشطة بالشركة.
- قائمة التغيرات في حقوق المساهمين: تبين جميع التغيرات التي حدثت ببنود حقوق الملكية خلال الفترة المحاسبية.
- ثم قائمة الدخل الشامل: وهي تعرض الخسائر والأرباح الإجمالية لأي شركة إضافة إلى عناصر الدخل الشامل الأخرى.
الفرق بين الحسابات الختامية والقوائم المالية
ذكرنا في السطور الماضية ما هي طريقة اعداد الحسابات الختامية والقوائم المالية، والآن حان دور التفرقة بين الإثنين ومعرفة وجه الاختلاف بينهما.
| العنصر | الحسابات الختامية | القوائم المالية |
| المرحلة | مرحلة الإعداد داخلية وتكون قبل التقرير | المرحلة النهائية في التقارير المالية |
| الهدف | تحدد صافي الربح والخسارة | تعرض المركز المالي مع الأداء العام |
| الاستخدام | داخلي للإداريين والمحاسبين | خارجي وداخلي للبنوك والمستشارين |
| الأساس القانوني | لا تلزم بمعايير محددة | يتم إعدادها وفق معايير المحاسبات الدولية |
| النتيجة | حسابات رقمية | تقارير مالية رسمية |
مميزات وعيوب لحسابات الختامية والقوائم المالية
تعد الحسابات الختامية من الأشياء التي تقدم ملخص لأداء الشركة المالي لفترة محددة، وتقييم الكفاءة وتساعد في اتخاذ القرارات التشغيلية، والقوائم المالية تشمل تفاصيل أكثر بشأن الوضع المالي والأداء وهي تساعد الجهات الخارجية والمستثمرين بتقييم الشركة، وكلاهما يختلف بالمميزات والعيوب وإليكم التفاصيل:
مميزات الحسابات الختامية والقوائم المالية
| مميزات الحسابات الختامية | مميزات القوائم المالية |
| تساعد في تقييم الأداء وتوفر ملخصًا لنتائج العمليات، وبالتالي يسهل معرفة مدى ربحية الشركة خلال فترة محددة. | وصف التفاصيل الشاملة لكافة الأنشطة والعمليات التجارية ومنها الخصوم والأصول والإيرادات والمصروفات. |
| تكشف الأخطاء إذ أنها تتحقق من صحة البيانات المالية، وبالتالي تظهر أي تجاوزات مادية. | صورة دقيقة بشأن الوضع المالي للشركة بتاريخ محدد عبر قائمة المركز المالي. |
| أحد الأدوات القوية التي تساعد الإدارة باتخاذ القرارات التشغيلية والتخطيطية المستقبلية. | هي أداة هامة لجذب المستثمرين مع تقييم الاستثمارات. |
| شفافية المعلومات بشأن أداء الشركة مع توفير بيانات موثوقة ودقيقة. | الالتزام بالشروط الإلزامية المتوافقة مع المعايير المحاسبية والقوانين. |
عيوب الحسابات الختامية والقوائم المالية
| عيوب الحسابات الختامية | عيوب القوائم المالية |
| عدم الاهتمام بالبيانات السابقة وهذا يجعلها غير قادرة على أن تعكس التغيرات المستقبلية المحتملة بالأداء. | إن القائمة المالية لا تعكس القيمة السوقية الفعلية للأصول الحالية وبالتالي يقلل دقتها لدى بعض الحالات. |
| لا تعكس كافة جوانب الأداء المالي أي ليست شمولية ومن ضمن هذه الجوانب القيمة السوقية. | الاعتماد على بعض التقديرات المحددة في بعض البنود يؤدي للتحيز بالنتائج أو حتى تغير في البيانات المالية. |
| تضارب السياسات المحاسبية أي قد يؤدي اختلاف سياسة المحاسبة ما بين الشركات لصعوبة المقارنة. | صعبة في الفهم لدى غير المتخصصين ويتطلب الأمر وجود خبرة محاسبية تساعد في فهم التحليل بشكل كامل. |
| التعقيد في الحسابات الختامية حيث تكون صعبة الفهم ومعقدة لغير المتخصصين بالمحاسبة. | لا تعكس كافة المعلومات المالية بشأن القيمة السوقية لأي علامة تجارية غير مسجلة بالميزانية. |
تمارين على كيفية إعداد الحسابات الختامية
بعد الحديث عن طريقة اعداد الحسابات الختامية سنوضح ما تحتاج إليه تمارين إعداد هذه الحسابات، وهي أن يكون لديك فهم لجميع أنواع الحسابات الختامية من قائمة الدخل والمركز المالي، وإليكم طريقة التمارين:
نفترض أن لدينا المنشأة (أ)، البضاعة المتواجدة بها مع انتهاء عام 2020 تبلغ 5000 ريال، والمشتريات 30 ألف ريال، ولقد تم استرجاع بعض المشتريات بقيمة 5000 ريال، والنقل والجمارك من المصاريف 2000 ريال، وتم بيع البضاعة بـ 60 ألف ريال، واسترجاع 4000 ريال، وأضيفت المصروفات والإيرادات، هنا يكون المطلوب حساب المتاجرة مع حساب الأرباح والخسائر لكي يظهر صافي الربح أو الخسارة،
وبانتهاء ذلك يظهر أمامنا أن حساب المتاجرة الأرباح به 29 ألفًا، أما عن حساب الأرباح والخسائر صافي الربح 41 ألف ريال خلال عام 2021، وتستطيع أن تستخدم نموذجًا محاسبيًا جاهزًا لتتجنب عمل كافة هذه الخطوات يدويًا من قبل شركة حلول التصنيف.
إصدار الحسابات الختامية من برنامج حلول التصنيف
حتى يتم إصدار الحسابات الختامية من حلول التصنيف، فإن هذا الأمر بحاجة إلى تسجيل كافة المعاملات المالية بالبرنامج، وتحديد الفترة المحاسبية المرغوب في إعداد التقارير لها، ويتيح لك البرنامج إنشاء التقارير، ومنها حساب المتاجرة لمعرفة إجمالي الربح، بالإضافة إلى حساب الأرباح والخسائر للوصول إلى صافي الربح والخسارة النهائية، إضافًة إلى قائمة المركز المالي التي توضّح أصول الشركة وخصومها.
ما هي أهداف الحسابات الختامية؟
بعد شرح طريقة اعداد الحسابات الختامية والقوائم المالية يمكننا بسهولة توضيح أهدافها بشكل كامل، وهي كالتالي:
- تساعد الحسابات الختامية في معرفة ما إذا كانت الشركات تحقق ربحًا أم تخسر في فترة مالية محددة، وذلك مؤشر رئيسي على الأداء التشغيلي.
- تحديد الوضع المالي، فالميزانية العمومية تظهر وهي جزء من الحسابات.
- تدعم اتخاذ القرارات عبر توفير المعلومات اللازمة للإدارة لاتخاذ القرارات الاستراتيجية.
- توفير معلومات لأصحاب المصلحة ومستخدمي البيانات المالية من المساهمين والمستثمرين والدائنين.
- تساعد في اكتشاف المخالفات والأخطاء ومحاولات الاحتيال، وذلك عبر إظهار جميع العمليات المالية.
- استخدام البيانات المستخلصة للتخطيط وإعداد الدورة المالية القادمة.
- تساهم في سير العمل بجميع جوانب الشركة مع تحديد نقاط القوة والضعف.
متى يتم إعداد الحسابات الختامية؟
إعداد الحسابات الختامية يكون مع نهاية الفترة المالية، أي العام المالي للشركة، وهي عبارة عن مجموعة قوائم مالية يتلخص فيها الأداء المالي ويحدد بها الخسائر والأرباح والمركز المالي للشركة، وينتهي إعدادها بعد مرور شهر ونصف من وقت انتهاء العام المالي وإقفال حسابات الشهر الأخير بهذه الفترة.
الأسئلة الشائعة
متى يتم إعداد الحسابات الختامية في الشركات؟
تكون في نهاية العام المالي، على سبيل المثال في الحادي والثلاثين من شهر ديسمبر، وذلك بعد الانتهاء من تسجيل كافة القيود اليومية وترحيلها إلى الحسابات العامة.
من هو المسؤول عن عملية إعداد الحسابات الختامية؟
قسم المحاسبة بالمنشأة أو المحاسب، ويراجعها مدقق الحسابات الخارجي، وذلك للتأكد من مدى صحتها قبل إعداد القوائم المالية.
هل إعداد الحسابات الختامية إلزام قانوني؟
ليست إلزامية في المؤسسات الصغيرة، ولكنها ضرورية في الشركات النظامية التي يتم تقديم تقاريرها سنويًا إلى الجهات الرسمية.
في الختام يمكننا القول اعداد الحسابات الختامية والقوائم المالية مرحلة هامة في دورة المحاسبة في أي منشأة، وتترجم الجهود اليومية في التسجيل والتصنيف إلى نتائج مالية دقيقة تعبّر عن أداء المنشأة والمركز المالي الحقيقي لها، والحسابات الختامية هي الأساس الذي تبنى عليه أي قائمة مالية، وتمكّن الإدارة من التعرف على صافي الأرباح والخسائر.
