تمثل مهام واختصاصات إدارة المراجعة الداخلية حجر الأساس لأي منظمة تسعى إلى ترسيخ وتعزيز الكفاءة التشغيلية والعمل الرقابي ومبادئ الحوكمة، كما تعتبر الجهة التي تعمل على تقييم الأنظمة والإجراءات لضمان التزام المؤسسة بالمعايير المعتمدة لتحقيق الدقة في الأداء، تأتي أهمية إدارة المراجعة من الدور الحيوي الذي تقوم به في الكشف عن نقاط الضعف والتحليل وتقديم التوصيات للمساهمة في رفع مستوى الشفافية وجودة القرارات داخل المنظمة، في هذا الإطار تقدّم شركة حلول التصنيف خدمة احترافية تدعم فيها المنظمة على بناء نظام مراجعة داخلي فعّال وقوي يقوم على أساس المعايير المهنية المعتمدة والحديثة، ويساعد في تطوير بيئة العمل وجعلها أكثر اتزانًا واستقرارًا وقادرة على مواجهة التحديات المالية والتشغيلية.
مهام واختصاصات إدارة المراجعة الداخلية
تعتبر من مهام إدارة المراجعة الداخلية التحقق من مدى التزام المنظمة بالأنظمة والسياسات المعتمدة مع تقييم أدائها للتحقق من تحقيق الأهداف المرجوة، كما يمكن تلخيص مهام واختصاصات إدارة المراجعة الداخلية في النقاط التالية:
- التحقق من الالتزام بالقوانين: تقوم الإدارة بالتحقق من مدى التزام الجهة باللوائح والأنظمة والسياسات الخارجية والداخلية.
- تقييم الرقابة الداخلية: للتأكد من مدى كفاءة وفعالية الأنظمة الخاصة بالرقابة داخل المنظمة.
- حماية الأصول: من خلال التأكد من وجود القواعد والأنظمة الكافية لحماية أصول المؤسسة من الاحتيال أو سوء الاستخدام.
- تقييم أداء المنظمة: عبر قياس مدى إنجاز المنظمة للأهداف وتحديد أسباب الاختلافات، مع تقييم طرق استخدام الموارد.
- كشف الاحتيال والتلاعب والغش: عبر تحليل الأنماط والشذوذات وتحديد ومنع الاحتيال والمخاطر.
- مراجعة العمليات التشغيلية والمالية: عبر فحص المستندات والمعاملات المالية والمخزون والحسابات والمصروفات والإيرادات والمشتريات.
- إعداد تقارير: يتم تقديمها بشكل موضوعي للإدارة العليا وتحتوي على النتائج والتوصيات لتحسين كفاءة الأداء.
- الرقابة الفنية: عبر المراجعة على العمليات والموازنات المالية والأنظمة الجديدة.
- المساهمة في تطوير المؤسسة: عبر المساعدة في تطوير الاستراتيجية الداخلية ومؤشرات الأداء.
- الجرد المفاجئ: عبر إجراء عمليات جرد مفاجئة للمستودعات والمخازن والتحقق من مدى دقة السجلات المالية.
الخصائص الرئيسية لإدارة المراجعة الداخلية
لكي يتم أداء مهام واختصاصات إدارة المراجعة الداخلية بنجاح يجب أن تتمتع الإدارة بمجموعة من الخصائص تتمثل فيما يلي:
- يجب أن تعمل مهام المراجع الداخلي بشكل مستقل ومنفصل عن باقي إدارات المنظمة، وذلك لضمان الاستقلال الوظيفي والذي يعتبر نقطة قوتها.
- يعتبر التدقيق الداخلي جزءًا من الرقابة الداخلية ويعملان معًا، لذا يجب عدم الخلط بين المراجعة والرقابة الداخلية؛ فالمراجعة تتم عبر إعداد وإتمام العمليات، أما الرقابة تتم تلقائيًا وبشكل دوري ومستمر مع العمليات.
- يجب أن تعمل إدارة المراجعة الداخلية وفق صلاحيات واضحة وينحصر دورها في عمليات المراجعة الداخلية فقط.
- ألا تتحكم إدارة المراجعة الداخلية في شؤون العاملين، بل يجب أن تكون هناك علاقة تعاونية وقوية بين الموظفين وإدارة المراجعة، كما يجب أن تقوم بمساعدة العاملين في أداء مهمتهم والتعرف على التحديات التي تواجههم.
- إدارة التدقيق الداخلي تعمل بشكل رئيسي على التأكد من تنفيذ القواعد والسياسات الإدارية والتنظيمية، ولكن مهمتها لا تشمل وضع هذه السياسات.
- يشترط أن يتمتع موظفو إدارة المراجعة الداخلية بدرجة عالية من التأهيل المهني، كما يجب أن يتلقوا تدريبًا جيدًا على أعمال المراجعة والمحاسبة والإدارة.
إجراءات عمل المراجعة الداخلية
بعد توضيح مهام واختصاصات إدارة المراجعة الداخلية، يتم التعرف على الأعمال التي تقوم بها المراجعة الداخلية، حيث تتضمن أعمالها الرئيسية وضع الخطة وفحص وتقييم المعلومات والبيانات ومتابعة تنفيذها، وذلك يتم عبر مجموعة من الإجراءات تتمثل فيما يلي:
- في البداية يتم تجميع المعلومات حول عملية المراجعة عبر استخدام إجراءات المراجعة التحليلية، والتي تشمل القيام بمقارنة بين الفترة الحالية للمؤسسة والفترة السابقة، ودراسة العلاقات بين البيانات المالية وغير المالية، ومقارنة المعلومات الناتجة عن هذه البيانات بالمنشآت في نفس المجال.
- يجب أن تكون المعلومة كافية ودقيقة بالقدر الذي يمكن أن تعتمد عليه الإدارة، ويجب أن تستند هذه المعلومات إلى الحقائق الواقعية بحيث يمكن للفرد أن يصل إلى نفس النتيجة، كما يجب أن تتناسب مع أهداف المراجعة الداخلية.
- كما يشترط اختبار إجراءات المراجعة الداخلية بشكل دقيق وكذلك الأساليب الإحصائية المستخدمة.
- أن يكون هناك توفير كامل وكافٍ للرقابة والإشراف على عملية تجميع المعلومات بما يضمن موضوعية عملية المراجعة والتأكد من تحقيق الأهداف.
- يشترط إعداد التقارير والوثائق والأوراق التي تثبت أن عملية المراجعة قد تمت، وذلك عبر إعداد ومراجعة تلك الأوراق مع المشرف المختص.
- وبعد انتهاء عملية المراجعة يقوم المراجع بإعداد تقرير مفصل موضحًا فيه نتائج الفحص والتقييم لمناقشتها مع الفريق والإدارات المعنية.
من هو المراجع الداخلي؟
المراجع الداخلي هو عبارة عن مختص يتم تعيينه من داخل المؤسسة لتقييم ومراجعة فعالية القوانين والأنظمة الداخلية وإدارة المخاطر وتحليلها والالتزام بالأنظمة والتعليمات بشكل منفرد ومستقل، يشمل دور المراجع الداخلي أو المدقق الداخلي تحديد نقاط الضعف في المنظمة والتأكد من الإجراءات والأنظمة وتقديم توصيات في حال وجود أي ثغرات مع التأكد من استخدام المنظمة للموارد يتم بشكل قيم، كما يدعم الإدارة في منع الاحتيال والغش وحماية أصولها وتعزيز الكفاءة التشغيلية، ويعمل المراجع الداخلي في مختلف القطاعات المالية والصناعية والحكومية وتشمل نطاق مهامه التدقيق التشغيلي والمالي والامتثال للقواعد والأنظمة المعتمدة.
المهام الرئيسية للمراجع الداخلي
تعرّفنا على مهام واختصاصات إدارة المراجعة الداخلية ويمكن الآن التركيز على المهام الرئيسية التي يقوم بها المراجع الداخلي، حيث تشمل مسؤولياته ضمان سير العملية بما يتماشى مع السياسات المعتمدة مع تقليل المخاطر التي قد تؤثر على سمعة أو أداء المؤسسة، تشمل المهام الرئيسية ما يلي:
تحديد المخاطر والحد منها
من أهم مسؤوليات المراجع الداخلي تحديد المخاطر المحتملة في جميع الأقسام وتقديم توصيات لحلها، وتعتبر رؤيته أداة هامة جدًا في التعامل مع تلك التهديدات بشكل مسبق.
تقييم الضوابط والأنظمة الداخلية
يقوم المدقق الداخلي بتقييم الأنظمة الرقابية الداخلية بما في ذلك العمليات والضوابط المالية، بالإضافة إلى الإجراءات التشغيلية، والهدف من هذا هو الحد من المخاطر وحماية أصول المنشأة من الاحتيال أو سوء الاستخدام.
مراجعة الأنشطة التشغيلية والمالية
تشمل عملية المراجعة الأساسية تقييم الإجراءات مثل الرواتب والمشتريات والتعاملات والإيرادات والمخزون، والهدف من هذا هو ضمان الدقة والكفاءة في الأداء المالي والتشغيلي.
التحقق من الامتثال للأنظمة والسياسات
يقوم المدقق الداخلي بالتحقق من مدى امتثال المؤسسة للأنظمة والتعليمات والقواعد المحلية والعالمية بالإضافة للسياسات الداخلية، وهذا هام جدًا لتجنب الإدارة المخاطر التنظيمية والغرامات والتأثير السلبي على سمعتها.
كشف التلاعب ومنع الأخطاء
عبر تحليل الأنماط والشذوذات يساهم المراجع الداخلي في اكتشاف عمليات الغش والاحتيال أو الأخطاء المحاسبية، مما يضمن النزاهة المالية للمؤسسة.
التوصيات والتقارير
بعد أن تنتهي عملية المراجعة يقوم المراجع بتقديم تقرير مفصل للإدارة العليا يحتوي على النتائج والتوصيات والخطط المقترحة لتعزيز الكفاءة التشغيلية والحد من المخاطر.
المهام اليومية والدورية للمدققين/المراجعين الداخليين
بعد أن وضحنا مهام واختصاصات إدارة المراجعة الداخلية يمكننا توضيح المهام اليومية والدورية لها، حيث تشمل مهامهم اليومية والدورية جزءًا من الرقابة المستمرة وتمكن المراجع من الاستجابة السريعة لأي مؤشرات خطأ، ويمكن تلخيصها كما يلي:
اكتشف أفضل خدمات المراجعة والتدقيق المحاسبي
مهام المراجع الداخلي اليومية
- متابعة العمليات المالية لاكتشاف أي أخطاء.
- التأكد من توثيق العمليات المحاسبية.
- مراجعة التقارير الصادرة من النظام المحاسبي.
- التعامل مع أي مؤشرات تمثل خطرًا على المؤسسة.
- التعامل والتنسيق مع رؤساء الأقسام الأخرى لمتابعة الملاحظات اليومية.
المهام الشهرية والأسبوعية
- القيام بجولات مراجعة عمليات داخل المؤسسة.
- اختبار مدى فعالية القواعد والضوابط للمشتريات والنقد والمخزون.
- مراجعة سير العمليات والتسويات.
- إعداد التقارير الدورية للإدارة العليا للمراجعة.
- متابعة تنفيذ التوصيات للمراجعة.
المهام السنوية للمراجع الداخلي
- القيام بإعداد تقارير كاملة وشاملة للجان المختصة أو لمجلس الإدارة.
- تنفيذ مهام المراجعة الداخلية الكاملة وفق خطة معتمدة ودقيقة.
- التنسيق مع المراجعين الخارجيين خلال عملهم الميداني.
- تقييم المخاطر لجميع مجالات المؤسسة خصوصًا ذات الحساسية العالية.
المهارات الأساسية والمؤهلات المطلوبة للمراجع الداخلي
لكي يقوم المراجع الداخلي بأداء مهامه بكفاءة عالية يجب أن يمتلك مجموعة من المهارات الأساسية الفنية والشخصية، حيث يتطلب دوره الفهم العميق لجميع الأنظمة المالية وقدرته على تقييم وتحليل المخاطر والتواصل الفعال مع الإدارات المختلفة مع الالتزام بالاستقلالية المهنية، كما أن هناك مجموعة من المهارات الأساسية للمراجع الداخلي يمكن تلخيصها كالآتى:
التحليل النقدي
يجب أن يكون المدقق أو المراجع قادرًا على تحليل كمية كبيرة من البيانات واكتشاف التناقض بين البيانات والوصول إلى الاستنتاجات مدعومة بالأدلة، حيث تعتبر الدقة والحكم المهني عنصرين رئيسيين في كشف المخاطر.
الخبرة المالية والفنية
أن يكون لدى المدقق الداخلي معرفة بمبادئ ومعايير المحاسبة والتدقيق، ويجب أن يكون ملمًا بكيفية إدارة المخاطر والرقابة الداخلية.
مهارة إعداد التقرير والتواصل
يتطلب من المراجع الداخلي إعداد التقارير ومناقشة هذه النتائج، لذا يجب أن يكون لديه مهارة التواصل الفعال لعرض هذه التقارير باللغة الإدارية القابلة للتنفيذ.
الاستقلالية الأخلاقية والمهنية
ينبغي أن يتسم بالحيوية والموضوعية والنزاهة والسرية، وأن تكون تقييمات موضوعية وسلوكه متوافقًا مع المبادئ والقيم الأخلاقية.
التدقيق الداخلي في السعودية: الامتثال والتوقعات
تلعب المراجعة الداخلية في السعودية دورًا هامًا في حوكمة المؤسسات والشركات وضمان الالتزام بالمعايير والقواعد القانونية وإدارة المخاطر والحد منها، خصوصًا في ظل التطور التنظيمي الذي يتماشى مع رؤية المملكة 2030 والمعايير الدولية المعترف بها، إذ يُتوقع من جميع المنشآت أن تقوم بتنفيذ أنظمة مراجعة داخلية قوية لضمان المساءلة والشفافية وكفاءة استخدام الموارد، والنقاط التالية تلخص ذلك:
الإطار التنظيمي المحلي
تخضع المراجعة الداخلية لمتطلبات مجموعة من الجهات التنظيمية تعمل على ضمان أن تدعم المراجعة الداخلية ممارسات أخلاقية ودقة التقارير مثل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، والهيئة السعودية للمراجعين والمحاسبين، معهد المدققين الداخليين فرع السعودية.
الالتزامات وفقًا للقطاع
تلتزم مجموعة من القطاعات مثل شركات التأمين والبنوك وشركات السوق المالي بوجود إدارة تدقيق داخلي مستقلة، وترفع هذه الإدارة تقاريرها إلى مجلس الإدارة أو لجنة مراجعة مستقلة متخصصة للحفاظ على الموضوعية والاستقلالية.
توقعات الجهات التنظيمية من المدققين الداخليين
تعرّفنا معًا على مهام واختصاصات إدارة المراجعة الداخلية، والآن يمكننا تلخيص ما تتوقعه الجهة التنظيمية من المراجعة الداخلية أن يقوم به، وتتمثل تلك فيما يلي:
- قيام المراجع الداخلي بتحديد المخاطر التشغيلية والمالية.
- اكتشاف المدقق الداخلي حالات عدم الامتثال للسياسات الداخلية بالمؤسسات.
- دعم المؤسسة في تحقيق أهدافها والحد من المخاطر والامتثال للقوانين.
- تقديم توصيات للإدارة العليا لتحسين نظام الرقابة الداخلي.
أمثلة واقعية على تأثير التدقيق/المراجعة الداخلية
أثبتت نتائج التدقيق الداخلي قيمتها الهامة، حيث تساهم بشكل كبير في الحد من المخاطر وتخفيض التكاليف وتعزيز الامتثال للقوانين وتحسين الأداء التشغيلي، لذا يمكننا رصد بعضًا من الأمثلة الواقعية على مدى تأثير المراجعة الداخلية في بيئة العمل:
اكتشاف الاحتيال في المشتريات
خلال عملية مراجعة دفعات الموردين، لاحظ المراجع الداخلي وجود بعض الفواتير المتكررة من نفس المورد مع بعض الاختلافات البسيطة في التفاصيل الأساسية، وبعد التحقيق الجيد تبيّن أن هذا المورد يعتمد على تجزئة العقد لتجاوز حدود الموافقة، ووفقًا لهذا قامت المؤسسة بتعزيز ضوابط المشتريات وتشديد مراجعة الفواتير.
تحسين نظام الرواتب
أثناء عملية المراجعة الدورية اكتشف المدقق وجود بعض الأخطاء في بيانات الرواتب، من بينها صرف رواتب لموظفين انتهت خدمتهم بدون تحديث النظام، وأدى هذا إلى حدوث إصلاح شامل في نظام الرواتب والموارد البشرية، وساهم ذلك بشكل رئيسي في تخفيض التكاليف وتعزيز فعالية الرقابة.
تخفيض الفاقد في المخزون
بإحدى الشركات الصناعية لاحظ المراجع الداخلي أن هناك بعض المواد الخام تنتهي صلاحيتها قبل أن يتم استخدامها نتيجة لعدم المتابعة الدورية للمخزون، وبعد رفع التوصيات للإدارة تم تطبيق نظام جرد آلي يصدر إشعارًا فور اقتراب انتهاء صلاحية المواد، وذلك قلل بشكل رئيسي الفاقد في المخزون وحسّن من إدارة رأس المال.
تدقيق صلاحية الوصول للأنظمة
في إحدى المؤسسات المالية أظهرت عملية التدقيق الداخلي استمرار صلاحيات وصول موظفين انتهت خدمتهم إلى بيانات سرية وحساسة، أدى ذلك إلى اعتماد المؤسسة سياسة صارمة لإلغاء جميع الصلاحيات فور انتهاء خدمة الموظف بالإضافة إلى مجموعة من المراجعات الشهرية المنتظمة لصلاحية النظام.
تحسين مهام التدقيق الداخلي باستخدام نظام حلول التصنيف المحاسبي
يحتاج المراجع الداخلي لبيانات دقيقة ومسار واضح وأدوات فعّالة للقيام بعملية المراجعة سواء للأنشطة التشغيلية أو المالية، لذا تقدم شركة حلول التصنيف حلولًا محاسبية متكاملة تمكّن المدقق الداخلي من القيام بجميع مهامه بشكل كفء ودقيق وشفاف، ومن أهم هذه المميزات ما يلي:
التسجيل التلقائي لمسارات المراجعة
يسجل نظام حلول التصنيف كافة المعاملات المالية بشكل تلقائي، ويتضمن ذلك تفاصيل المستخدمين وأوقات عملية التنفيذ وتعديل المستندات، مما يوفر مسارًا رقابيًا موثوقًا يمكن المدقق من فحصه والتأكد منه بمنتهى السهولة.
تقرير منظم جاهز للاستخدام
توفر شركة حلول التصنيف إمكانية استخراج تقرير مفصل عن القيود المحاسبية وأنماط الإنفاق، ويمكن تصفية التقرير وفقًا للمركز أو القسم أو حتى المشروع، وذلك يدعم بشكل رئيسي التحليل العميق.
رؤية سريعة للبيانات المالية
يتيح حلول التصنيف عبر اللوحات المعلوماتية المركزية إمكانية عرض البيانات المالية في الوقت المناسب، مما يتيح للمراجع الداخلي مراقبة الإنفاق والتدفق النقدي بدون انتظار تقرير دوري، وبالتالي يسرع من تقييم المخاطر بدرجة كبيرة.
مراقبة الحدود المالية والسياسات
عبر حلول التصنيف يتمكن المراجع الداخلي من التحقق من امتثال العمليات للضوابط الداخلية مثل سلاسل الاعتماد وسياسات المصروفات، كما يعمل النظام على تطبيق تلك السياسات بشكل تلقائي.
التناسق والتعاون مع الأنظمة الأخرى
بالنسبة للمؤسسات التي تعتمد على شركة حلول التصنيف، يمكنها ربط الأنظمة المالية والمحاسبية مع المشتريات والبنوك، مما يمنح المراجع الداخلي رؤية واضحة وشاملة لعمليات الأقسام الأخرى مع تتبع آلية سير العمل.
الأسئلة الشائعة
ما هي مهام المراجع الداخلي؟
يساعد في الحد من المخاطر وكشف الغش والاحتيال وحماية أصول المؤسسة وأموالها عبر تقييم العمليات المركزية بشكل كفء وفعال.
ما الفرق بين المراجعة الداخلية والخارجية؟
هدف المراجعة الداخلية هو التأكد من سير العملية الإدارية بشكل جيد، أما الخارجية فهي إعداد التقارير التي تؤكد تطابق عملية الفحص مع القوائم المالية والحسابات الأخرى.
ما الفرق بين المحاسبة والمراجعة؟
تركز المحاسبة على جمع وتحليل البيانات المالية، أما المراجعة فتقوم بتدقيق السجلات وضمان التزام المؤسسة بالقوانين.
في النهاية، يمكن تلخيص مهام واختصاصات إدارة المراجعة الداخلية التى تمثل الحجر الرئيسي في تعزيز الرقابة الداخلية ورفع الكفاءة التشغيلية بالمؤسسة، وهي الضامن الأساسي والأول لاكتشاف نقاط الضعف وتصحيح مسار الأداء قبل أن تتفاقم المخاطر، ومع استمرار الحاجة إلى نظام رقابي دقيق واحترافي، يبرز دور شركة حلول التصنيف التي تساعد على تقديم خدمات مراجعة داخلية متكاملة تدعم المؤسسة في تطوير بيئة عمل آمنة و تلتزم بالأنظمة والقواعد.
