يعرف التنظيم الاداري للشركات بأنه نظام يتم استخدامه في تحديد التسلسل الهرمي بالمؤسسة، ويحدد الوظائف وأماكن تقديم التقارير في المنظمة، ومن بعدها تطوير الهيكلة الإدارية للشركات لتحديد طريقة عمل المنظمة وتنفيذ أهدافها، ويرتبط مفهوم التنظيم والإدارة ارتباطًا وثيقًا، والهدف منهما التحكم بالموارد البشرية وتحقيق الأهداف المحددة سلفًا، ويمكن تلخيص تعريف التنظيم الإداري لشركة بأنه المفتاح الأساسي في تحسين الأداء بناءً على خطوات مدروسة شاملة التخطيط الجيد مع توزيع المهام بشكل دقيق.
التنظيم الاداري للشركات
يعد التنظيم الاداري للشركات عملية عالمية تستخدم في تنظيم موارد الشركات وتوجيهها ناحية الأهداف المشتركة والعناصر، وهو الإطار الرسمي لتقسيم المهام وتنسيقها وتجميعها لخلق بيئة عمل منظمة وتحقيق الأهداف، فهو يساعد بإدارة القطاعات المختلفة وتوزيع المهام على المختصين لتنفيذها مع تتبع مدى نجاحها وطريقة تطويرها عبر عملية تقييم شاملة.
أهمية التنظيم الإداري للشركات
إن تنظيم العمل الإداري بالمؤسسات عامل أساسي في تحقيق النجاح والاستمرارية بأي شركة، وتتضمن أهمية التنظيم فيما يلي:
- يزيد من الكفاءة إذ أن التنظيم الإداري يوزع الأدوار بشكل واضح والمسؤوليات ما بين الموظفين، وهذا يقلل الازدواجية بالجهود ويساهم باستخدام أفضل الموارد.
- يحقق الانضباط وذلك لأن التنظيم الإداري يضع الهيكل التنظيمي لشركة بشكل واضح وصارم، مما يعزز الانضباط والتوجيه بشكل سليم لجميع الموظفين.
- يحسن التواصل، وهذا لأن التنظيم يحسن قنوات التواصل ما بين جميع من بالمؤسسة ابتداءً من رئيس مجلس الإدارة وحتى العاملين بها بطريقة سريعة وأكثر فعالية.
- يحقق الأهداف الاستراتيجية، إذ إن تشكيل الهيكل التنظيمي الذي يعد جزءًا من التنظيم الإداري يساعد الشركة في تحديد أولوياتها والتركيز في أهدافها.
- المرونة، أيضًا يساعد التنظيم الإداري كافة المؤسسات في التكيف مع جميع المتغيرات المستمرة بالبيئة الخارجية إن كانت اقتصادية أو تنافسية أو تكنولوجية.
أهداف تنظيم العمل الاداري في الشركات
تحدثنا عن التنظيم الاداري للشركات والآن نرى دوره، فما هو الهدف من التنظيم الإداري؟ إذ أن هناك أهداف رئيسية يسعى لها تنظيم العمل الإداري بالمؤسسات، وهي متعلقة بتحسين الأداء وضمان النمو المستدام وكذلك زيادة الإنتاجية، وتتلخص الأهداف في الآتي:
- أولًا: الهدف من التنظيم الإداري هو وضع هيكل تنظيمي لشركة يتم عبره توضيح الأدوار والمؤسسات ومسؤوليات جميع الأفراد، وتحدد الأدوار بشكل دقيق، وهذا يجعل الموظفين لديهم إدراك تام ويقلل احتمالية حدوث خطأ.
- ثانيًا: مساعدة التنظيم الإداري بالمؤسسات في تحقيق تنسيق فعال ما بين الأقسام، وهذا يؤدي لتقليل الاعتراضات مع تجنب تكرار الجهود أو إهدار الموارد.
- ثالثًا: أحد الأهداف الرئيسية في التنظيم الإداري تحسين عملية استغلال الموارد البشرية عبر التخطيط والتنظيم الجيد، وبإمكان الشركات أن تحقق أعلى مستوى إنتاجية بأقل تكلفة، وهذا يزيد الربحية.
- رابعًا: تنظيم العمل الإداري بالمؤسسات يساهم بوضع قواعد وأنظمة تنظيمية في الشركة تضمن الالتزام والانضباط بالعمل، وهذا يساعد بتحسين أداء الموظفين مع ضمان الالتزام بالمعايير المطلوبة.
- خامسًا: تقسيم العمل وتحديد المسؤوليات والصلاحيات يساعد الموظفين والمديرين في اتخاذ القرارات مدروسة وفق المعلومات المتاحة إليهم، وذلك لأن وجود هيكل تنظيمي واضحًا يسهل تحديد الأشخاص المسؤولين عن عملية اتخاذ القرارات بكل مستوى من المستويات في الشركة.
- سادسًا: مساعدة الهيكل التنظيمي الاداري برفع كفاءة العمل من خلال تقليل الهدر بالمجهود والوقت، والتنظيم الفعال يرتب العمليات ويبسطها إذ إنه يتم تنفيذ المهام بدقة وسرعة.
- سابعًا: توزيع المهام بطريقة مدروسة يحدد الأهداف الواضحة، وبالتالي يحفز الموظفين على التفكير الإبداعي الذي يكون خارج الصندوق مع اقتراح بعض الحلول الجديدة التي تحسن الأداء وتطور العمل.
- ثامنًا: يهدف التنظيم الإداري أيضًا لتعزيز قدرة الشركة للتكيف مع كافة المتغيرات السريعة داخل بيئة العمل إن كانت هذه التغيرات في متطلبات سوق العمل أو التكنولوجيا، وبالتالي يساهم بالمحافظة على تنافسيتها واستقرارها.
تحديات تواجه الشركات في التنظيم الإداري
عادةً ما تواجه الشركات بعض التحديات بالتنظيم الإداري تؤثر على كفاءة العمل، وتتلخص التحديات في الآتي:
- صعوبة في توزيع الأدوار، إذ أن التداخل وعدم وضوح المهام يؤدي لتضارب بالعمل، ويتم تجنب ذلك بوضع الهيكل التنظيمي الواضح الذي يحدد مهام الموظفين.
- غياب الأهداف يؤدي لتراجع الإنتاجية، وحل ذلك يكمن بتحديد الأهداف التي تقبل القياس ومشاركتها مع الفريق.
- يؤثر ضعف التواصل سلبًا على سير العمل، ويمكن أن يتم تحسين ذلك عبر تعزيز قنوات التواصل ما بين الأقسام.
- قد يقاوم الموظفون التغيرات الإدارية، وهذا يستدعي توعيتهم بفوائد التغيير مع دعمهم خلال التحويلات.
- ضعف إدارة الوقت، وهذا نتيجة لعدم وجود تنظيم للمهام، وبالتالي يؤثر على الأداء، ويتم حل هذه المشكلة عبر استخدام الحلول التكنولوجية مع أدوات تتبع للمهام.
ما هي أنواع التنظيم الاداري؟
تحدثنا عن التنظيم الاداري للشركات وعرفنا ما أهمية هذا التنظيم وأهدافه والتحديات التي تواجهه، ولكن السؤال هنا: ما أنواع هذا التنظيم؟ هذا ما سنجيب عنه:
- الهيكل الوظيفي: يجمع به الموظفون وفق تخصصاتهم ومهاراتهم مثل قسم المالية وقسم التسويق، وهو الأكثر شيوعًا، ولكنه قد يؤدي لبطء في التواصل ما بين الأقسام.
- الهيكل القطاعي: تقسم المؤسسة لوحدات شبه مستقلة حسب المنتجات وفئات العملاء والأسواق الجغرافية، وكل قطاع يكون له موارد خاصة به وهو مركز ربح مستقل.
- هيكل المصفوفة: يجمع ما بين الهيكلين القطاعي والوظيفي، يقدم به الموظفون تقريرهم لمدير وظيفي مع مدير الإنتاج، ويعزز الهيكل التعاون بشكل كبير، ولكنه أحيانًا يؤدي إلى تضارب بالسلطة.
- الهيكل المسطح: متميز بتواجد عدد قليل من المستويات الإدارية ما بين الإدارة العليا والموظفين، وهو يشجع على نظام المسؤولية الذاتية مع اتخاذ القرار السريع، وقد لا يناسب المؤسسات الكبيرة.
- التنظيم غير الرسمي: وهو يمتاز بعدم الامتثال للقوانين أو القواعد وصولًا للأهداف التي يتم السعي إليها، وينشأ نتيجة لوجود علاقات شخصية ما بين أعضاء المهنة الواحدة.
- التنظيم الرسمي: ذلك الذي يدرس التنظيم الإداري بشكل رسمي عبر وضع هياكل تنظيمية، ويصنف إلى تنظيم رأسي، تنظيم عسكري، وتنظيم وظيفي.
من مبادئ التنظيم الاداري؟
حتى يتم تحقيق التنظيم الفعال لابد من الاعتماد على بعض الأسس الخاصة بالتنظيم الإداري تلك التي قد أثبتت فعاليتها، وإليكم هذه المبادئ:
- مبدأ وحدة الهدف: بهذا النوع يعمل كل فرد أو قسم بالمؤسسة ناحية تحقيق الأهداف المشتركة.
- مبدأ تقسيم العمل والتخصص: يتم فيه إسناد المهام للأفراد وفق مهاراتهم وتخصصاتهم حتى تزيد الكفاءة.
- مبدأ التسلسل الهرمي: يطلق عليه سلسلة القيادة، توجد به خطة السلطة الواضحة غير المنقطعة، وهي تكون من أعلى مستوى إداري لأدنى مستوى.
- مبدأ وحدة القيادة: يتلقى فيه كل الموظفين الأوامر من رئيس واحد لتجنب التضارب والارتباك.
- مبدأ التوازن ما بين السلطة والمسؤولية: يجب بهذا المبدأ أن تتناسب تلك السلطة الممنوحة للموظفين مع المسؤوليات الموكلة إليهم.
أساسيات العمل الإداري
ذكرنا بالسطور الماضية تفاصيل متعددة بشأن التنظيم الاداري للشركات والآن سنوضح ما هي أساسيات العمل الإداري التي لابد من الالتزام بها لكي تتمكن الشركة من الوصول لأكبر نجاح بالتنظيم مع الوصول لأهدافها وإليكم الأساسيات:
- التخطيط الجيد وصورة للأهداف المناسبة للمؤسسة عبر دراسة الرؤية العامة واختيار شيء يتوافق مع متطلبات العمل وتقسيم الأهداف إلى قريبة وبعيدة.
- التنظيم الواضح للعمل عبر وضع برنامج يكون متكاملًا شاملًا لجميع الموظفين والأمور الإدارية والمالية وكذلك الميزانية ويتم تنسيقها معًا بشكل كامل.
- توزيع المهام حسب مهارات الموظفين التي يمتلكونها والتأكد من أن قدرتهم توافق المهام التي وضعت لهم للتطوير والإنجاز
- مراقبة الأعمال من قريب مع تحليلها للبحث عن فرص التطوير والعمل الأفضل لحل المشكلات بمجرد حدوثها.
كيفية تنظيم العمل الاداري في 7 خطوات
تتضمن عملية التنظيم الاداري للشركات مع حلول التصنيف خطة للوصول للأهداف المعلنة ولا يعد هذا النظام صعبًا في التنفيذ ولكنه بحاجة إلى تخطيط جيد وفق بعض الأساسيات والخطوات وهي كالتالي:
- وزع المهام المطلوبة ثم وضح جميع التفاصيل حتى تضمن عدم وجود سوء تفاهم أو حتى اختلاط في الأمور.
- قم بوضع خطة زمنية للالتزام بها مع ضرورة إتقان إدارة الوقت للوصول إلى أهداف في الوقت المطلوب.
- عرف الموظفين جميع المهام التي لابد من القيام بها بشكل دقيق حتى تضمن تنفيذ كافة المهام المطلوبة حسب مهنة كل شخص.
- استخدم بعد ذلك برامج إدارة المهام الإلكترونية تلك التي تعمل بأسلوب متطور وسريع ودقيق.
- طور الهيكل التنظيمي لكي يساعد الموظفين في فهم أعمالهم.
- طبق سياسات تتوافق مع الجميع لكي تضمن سير العمل ضمن الكفاءة المطلوبة.
- قيم أساليب العمل وقم بتطوير النتائج أولًا بأول.
خطوات عملية لتنظيم العمليات الإدارية داخل المؤسسة
توجد بعض الخطوات التي تساعد في التحكم بالعمل الإداري في المؤسسة للوصول إلى أقصى استفادة وتهدف هذه العملية لتحسين كفاءة الإنتاج والعمل في الشركة، ولذا لابد أن يتعرف القائمون على طريقة التنظيم الاداري للشركات بجميع تفاصيله، وإليكم خطوات القيام بذلك:
- أولًا يجب أن توضع أهداف محددة وظاهرة تخص الشركة لكي يتم تقسيم العمل مع توزيع المهام وصولًا للأهداف بشكل سريع.
- ثانيًا: قم بفحص مهارات الموظفين وقدراتهم حتى يتم توزيع المهام بمكانها الصحيح وذلك يؤدي لسرعة إنتاجها بأعلى كفاءة ممكنة
- ثالثًا: قم بالتأكيد على دور كل فرد حتى تمنع أي تدخلات أو اختلاط في المهام.
- رابعًا: عليك بعد ذلك أن تضع سياسات توضح بها طريقة العمل بأسلوب واضح وموحد حتى تسهل تنفيذه.
- خامسًا: استخدم نظام ترتيب المعلومات وتصنيفها وفق الشكل المطلوب وذلك بسرعة الوصول لها في الحالات الطارئة أو حينما يكون هناك رغبة باتخاذ القرارات الصحيحة.
- سادسًا: لابد من تعيين فريق لكي يراقب العمل ويقف على الأخطاء إن كانت صغيرة أو كبيرة حتى يتم تداركها بسرعة ورصد التقدم والدعم لتحقيق المزيد.
- سابعًا: عزز بعد ذلك التواصل ما بين الموظفين والعاملين بمهام متقاربة أو حتى بفريق عمل واحد.
- ثامنًا: ادعم الموظفين عبر تدريبات مستمرة تقوم بإطلاعهم على السياسات الجديدة للعمل مع كل تحديث جديد.
13 نوع مهم من أنواع المهارات الإدارية
يحتاج التنظيم الاداري للشركات إلى بعض المهارات التي لابد أن تتوفر بالعاملين في المنظومة للوصول إلى نتيجة جيدة ورفع كفاءة الإنتاج، وإليكم أهم 13 مهارة:
- مهارة التواصل هي إحدى المهارات المطلوبة ما بين الموظفين وفريق العمل وتربطهم برؤسائهم يتم توصيل المعلومات وكذلك أساسيات العمل.
- اتخاذ القرار العملية تطلب أيضًا اتخاذ قرارات بأوقات حاسمة وتواجد تلك القدرة يساعد في أخذ قرارات صحيحة.
- التفويض وهي قدرة المدير على القيام بتفويض المهام وتوزيعها على موظفي الشركة حتى يتفرغ هو للمهام الكبيرة، وبالتالي الوصول لأفكار جديدة ومتطورة.
- التحفيز أحد الأشياء الهامة هو استخدام التحفيز لكي يصبح الموظفون المقبلون على العمل بطريقة إيجابية وهذا يزيد الكفاءة ويرفع الإنتاجية.
- التعاطف هذه المهارة هامة للتعاطف مع جميع الأخطاء ومعالجتها بشكل يجعل المخطئ يقوم بالتطوير من نفسه في سبيل العمل.
- التخطيط يتم الاحتياج لهذه المهارة للقدرة على التخطيط وصورة للأهداف المطلوبة.
- التوجيه لابد أن يجيب الموظفون على طريقة تنظيم العمل الإداري عبر توجيه فرق العمل لكي يستغلوا طاقتهم بشكل كامل بالأماكن الصحيحة.
- حل المشكلات وذلك عبر دراسة المشكلة والتعرف على أسبابها مع تتبع السبب الرئيسي والقدرة على معالجته، ومن بعدها الانتقال للأسباب الفرعية وكل هذا بأسرع وقت وليس هذا فقط بل لابد من وضع الحلول المستقبلية للمشكلات المشابهة.
- بناء دائرة العلاقات لابد بالطبع أن تكون العلاقات في العمل جيدة لكي لا تتحول بيئة سامة لا يتمكن الموظفون من الإنجاز عبرها.
- القيادة إذ أن تمتع المديرين بأسلوب قيادي بنّاء ينهض بالعمل ويدعم فريقه ويوجههم باللحظات الحاسمة للعمل الصحيح.
- إدارة الوقت وذلك لأنه لابد من تنظيم العمل بشكل يتوافق مع الوقت المتاح وبدون زيادة بساعات العمل أو حتى نقصانها فالتوزيع الجيد للوقت سبب في استغلاله بالشكل الصحيح.
- التنظيم أي ترتيب المهام على الشكل المطلوب مع توزيع الخطط بأسلوب مناسب، والمحافظة على خطة زمنية محددة للعمل.
- التكيف وهو القدرة على التكيف مع كافة المتغيرات الطارئة على العمل ولابد من قبول الفشل الذي يحدث في بعض الأحيان.
من أهم أسس التنظيم؟
عادةً العمل الذي يهدف للوصول إلى الأهداف واتخاذ القرارات المناسبة بوقت مناسب يعتمد على أسس تنظيم مميزة يجب أن تتوفر بالعمل وهي كالتالي:
- التخطيط وهذا يشمل تحليل بيئة العمل ووضع الأهداف وتوفير استراتيجيات تحقيق الهدف.
- توزيع المهام وذلك لضمان قيام الأفراد بالمهام الموجهة إليهم والتنسيق ما بين الإدارات بالعمل
- قيادة العمل بشكل ناجح من خلال اتخاذ قرارات وتحفيز الموظفين وحل المشكلات بالوقت المناسب والقدرة على توجيههم ما بين الحين والآخر.
- توفير الرقابة تلك التي تأتي عبر التحليل الدائم للأداء والتوصل للأعطال التي تقف بوجه تحقيق هذه الأهداف.
- المبادئ الواضحة لابد أن تكون المبادئ الخاصة بالعمل واضحة لكي يسير الجميع عليها في العمل.
الأسئلة الشائعة
كيف يتم قياس الأداء التنظيمي الفعّال؟
توجد مقاييس متعددة يمكن استخدامها لتتبع الأداء التنظيمي ومنها صافي المبيعات والأرباح وعدد العملاء الجدد وكذلك مدة تصنيع المنتج إلى غيرها من المقاييس الأخرى.
ما أفضل طرق إدارة التغيير في المؤسسات؟
يتم ذلك عبر تشخيص الوضع الحالي مع تحديد الحاجة للتغيير ثم وضع رؤية واستراتيجية واضحة وإشراك القيادة العليا والعمل على دعمها وتشجيع التواصل الفعال ما بين الموظفين مع التدريب وبناء القدرات.
هل هناك أنواع للتنظيم الإداري؟
بالطبع نعم توجد أنواع متعددة للتنظيم الإداري منها التنظيم الهيكلي المرتكز على طبيعة تقسيم العمل والتنظيم الوظيفي المنظم للعمل وفق الوظائف والأنشطة.
وبذلك نكون قد انتهينا بعد ما تحدثنا عن التنظيم الاداري للشركات وأهمية هذا التنظيم وأنواعه والمبادئ الخاصة به وأوضحنا أساسيات العمل الإداري وطريقة تنظيمه بخطواته السبعة، بالإضافة إلى الحديث عن خطوات تنظيم العمليات الإدارية وذكرنا 13 نوعًا من المهارات اللازمة في التنظيم الإداري الجيد، وتحدثنا أخيرًا عن أهم أسس التنظيم.
