إن أنواع السجلات المحاسبية متعددة ولكنها هي العمود الفقري في أي مؤسسة، حيث أنها تحمل كافة القرارات المالية وتمكن الإدارة من الرؤية الواضحة للواقع بالمؤسسة، فهي ليست مجرد أوراق أو حتى بعض الملفات الرقمية ولكنها ذاكرة المؤسسة بشكل كامل، عبرها يتم إعداد القوائم المالية وتتخذ كافة القرارات سواء في التقليص أو التوسع وتقدم إقرارات ضريبية وتجتاز التدقيق بنجاح.
أنواع السجلات المحاسبية
تختلف أنواع السجلات المحاسبية وفق طبيعة المعاملة المالية وما هو دور كل سجل بالدورة المحاسبية الكاملة وتصنف على النحو الآتي:
- دفتر اليومية هذا لتسجيل كافة المعاملات المالية التي تتم بشكل يومي.
- دفتر الأستاذ العام يجمع الحسابات ويرحلها.
- ميزان المراجعة هذا يراجع التوازن بين الدائن والمدين.
- القوائم المالية تلخيص الأداء المالي ومن ثم تقديمه إلى الجهات المعنية.
- سجلات المخزون تتبع حركة الأصول والبضائع.
- سجل الأصول الثابتة يتابع فيها الأصول الطويلة بالآجل ومدى استهلاكها.
- سجلات التسوية البنكية يقارن فيها ما بين النقدية في الدفاتر والكشوف بالحسابات البنكية.
تعريف السجلات المحاسبية وأهميتها
إن السجلات المحاسبية عبارة عن وثائق ودفاتر محاسبية تستخدم بإعداد البيانات في المؤسسة أو تلك البيانات التي ترتبط بعمليات المراجعة والتدقيق، وتشمل تلك السجلات جميع السجلات الخصوم والأصول والمعاملات النقدية وكذلك الوثائق التي تكون داعمة مثل الشيكات والفواتير والعقود، وبشكل أوسع فإن أنواع السجلات المحاسبية عبارة عن أدوات تحول الأحداث المالية من الشراء والبيع والصرف والاستثمار لمعلومات تكون مرتبة تقبل التحليل والتقرير، وإليكم أهمية السجلات المحاسبية:
- إعداد القوائم المالية حيث إن السجلات المحاسبية تشكل المادة الخام في إعداد قائمة الدخل وقائمة التدفق النقدي والمركز المالي، وتلك القوائم مرجعًا رئيسيًا لجميع أصحاب المصلحة.
- الرقابة الداخلية حيث أن أنواع السجلات المحاسبية توفر طبقة حماية داخلية تستطيع الإدارة من خلالها أن ترصد وجود أي خلل أو حتى احتيال بأقرب وقت ممكن.
- الامتثال الضريبي والتنظيمي إذ أن السجلات المحاسبية المنظمة تقدم للجهات الحكومية والضريبية لتكون دليل على مدى الالتزام بالقوانين.
- دعم القرارات الاستراتيجية وذلك لأنه عند التخطيط للتوسع أو حتى البحث عن التمويل أو تقييمًا للأداء فإن أنواع السجلات المحاسبية هنا تصبح مرجعًا للقيادة الأولى.
أنواع السجلات المحاسبية واستخداماتها العملية
تتعدد أنواع السجلات المحاسبية ويوجد لها استخدامات عملية لا غنى عنها وهي كالتالي:
- دفتر اليومية هو السجل الأول الذي يثبت به العمليات المالية وبترتيب زمني ويوضح فيه حسابات الدائن والمدين ويستخدم كأساس يرحل من خلال القيود لدفتر الأستاذ ويساعد بتوثيق كافة المعاملات المالية.
- دفتر الأستاذ يرحل إليه جميع ما تم تسجيله بدفتر اليومية وتجمع العمليات لكل حساب بمكان واحد وبالتالي يسهل التعرف على أرصدة الحسابات مع إعداد ميزان المراجعة وكذلك القوائم المالية.
- الدفاتر المساعدة تستخدم في تسجيل التفاصيل المتعلقة بالحسابات التي من الصعب متابعتها بدفتر الأستاذ ومنها حسابات الموردين والعملاء والمخزون والأصول الثابتة، وبالتالي يحقق قدر عالي من متابعة البيانات.
- سجل النقدية يسجل فيه كافة المقبوضات والمدفوعات ويساعد بمتابعة حركة النقد في المنشأة واكتشاف الفروقات والأخطاء.
- سجل المشتريات والمبيعات يستخدم في إثبات كافة عمليات الشراء وهذا لسجل المشتريات أما المبيعات لتسجيل كافة عمليات البيع وبالتالي يسهل متابعة النشاط التجاري وإعداد تقارير دورية بشأن ذلك.
الاعتبارات القانونية للسجلات المحاسبية في دول الخليج
إن فهم الإطار القانوني للسجلات المحاسبية من الأمور البالغة في الأهمية لجميع الشركات التي تعمل بمنطقة الخليج العربي وعدم الامتثال للقوانين يعرض المؤسسة إلى العقوبات المالية والإدارية الصارمة، وإليكم للسجلات:
- السجلات المحاسبية من الأمور البالغة في الأهمية لجميع الشركات التي تعمل بمنطقة الخليج العربي وعدم الامتثال للقوانين يعرض المؤسسة إلى العقوبات المالية والإدارية الصارمة.
- في المملكة العربية السعودية تلزم الهيئة الشركات بالالتزام والاحتفاظ بجميع السجلات المحاسبية فترات محددة مع تقديم القوائم المالية المعتمدة من المراجع القانون المرخص.
- بالإمارات العربية مزاولة مهنة المحاسبة تنظم بمرسوم قانوني يشترط الحصول على ترخيصًا رسميًا قبل البدء في تقديم أي خدمات محاسبية.
- في دول مجلس التعاون الخليجي هيئة المحاسبة والمراجعة تعمل على توحيد المعايير المحاسبية وتطوير المهنة من خلال دول المجلس كما تعقد الملتقيات الدورية لتعزيز التكامل والتنسيق ما بين دول الأعضاء.
خطوات تطبيق نظام السجلات المحاسبية في شركتك
إن كنت تفكر بتطوير نظام السلالات المحاسبية لدى شركتك أو حتى ترغب في إنشائه من الصفر فإليك هذه الخطوات العملية التي سترشدك:
- الخطوة الأولى هي تحديد نوع المعاملات المالية قبل أن تعد أي سجل محاسبي.
- الخطوة الثانية إنشاء الوثائق المصدر في كل معاملة مالية لابد أن تنشر وثيقة المصدر وتلك الوثائق أدلة داعمة في القيد المسجل بدفتر المحاسبة.
- الخطوة الثالثة تسجيل القيد بدفتر اليومية وهذا بعد إنشاء وثائق المصدر حسب مبدأ القيد المزدوج.
- الخطوة الرابعة طرح القيود لدفتر الأستاذ حيث تنقل القيود المسجلة باليومية للحسابات المقابلة بدفتر الأستاذ وهذا لتحديث الأرصدة.
- الخطوة الخامسة إعداد ميزان المراجعة بنهاية كل فترة محاسبية يتم إعداد هذا الميزان للتحقق من مدى صحة القيود وتناسقها.
- أما الخطوة السادسة إجراء القيود للتسوية لضمان تطبيق الاستحقاق مع توزيع المصروفات والإيرادات.
- الخطوة السابعة تخص إعداد القوائم المالية وهي تعكس الوضع المالي للمؤسسة.
- الخطوة الثامنة لإغلاق الحسابات المؤقتة بانتهاء الفترة المالية ويحول صافي النتيجة لحساب الأرباح.
التدفق البياني لعلاقة السجلات المحاسبية الرئيسية
إن فهم العلاقات ما بين أنواع السجلات المحاسبية كانت من استيعاب الدورة المحاسبية بشكل كامل، وإليكم التسلسل المنطقي:
- المعاملة المالية من الصرف والقبض والشراء والبيع.
- وثيقة المصدر تشمل كافة المستندات لإثبات حدوث المعاملة من العقد والفاتورة والإيصال.
- دفتر اليومية يسجل القيد المحاسبي في أول مرة حسب التسلسل الزمني للعمليات.
- دفتر الأستاذ ترحل إليه كافة القيود المتواجدة بدفتر اليومية وهذا لتجميع العمليات في كل حساب.
- ميزان المراجعة يستخدم في التحقق من التساوي الإجمالي بالأرصدة المدينة والدائمة مع اكتشاف الأخطاء قبل أن تعد القوائم المالية.
- قيود التسوية تجرى بنهاية الفترة المحاسبية وذلك لتعديل الحسابات مع إظهار النتائج المالية بشكل صحيح.
تأثير السجلات المحاسبية المنظمة على أداء الأعمال في منطقة MENA
تثبت التجارب والدراسات الميدانية بمنطقة الشرق الأوسط وفي الشمال بأن الشركات التي لديها أنواع سجلات محاسبية منظمة ومحدثة وتتفوق بوضوح على نظائرها بمجالات متعددة منها ما يلي:
- سرعة الحصول على تمويل حيث أن المصارف والشركات الاستثمارية بالمنطقة تشترط أن تتواجد السجلات المحاسبية بمدة لا تكون أقل من ثلاث أعوام.
- التفوق بالعطاءات الحكومية بدول الخليج على وجه التحديد تشترط الجهات الحكومية على كافة الشركات المتقدمة للعطاءات بأن تقدم القائمة المالية المدققة التي تبنى على سجلات محاسبية صحيحة.
- الاستعداد للتدقيق الضريبي لمعظم دول المنطقة قد أصبح تطبيق القيمة المضافة أمر قانوني وإلزامي مع الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية.
- جذب الشراكات الاستراتيجية حيث أن الشركاء المحتملون وكذلك المستثمرين الأجانب الذين ينظرون للسوق يقومون بتقييم قيمة الشركة عبر مدى الانتظام.
لماذا تختار المؤسسات الرائدة EVI شريكًا استشاريًا؟
أحد أبرز المؤسسات الاستشارية هي EVI انترناشونال وهي شركة متخصصة بالشؤون المالية والمحاسبية فروعها تمتد في مصر والإمارات والمملكة العربية السعودية نظرا لأسباب متعددة وهي كالتالي:
- لديها خبرة أمريكية وفهم إقليمي للجمع ما بين الفهم العميق والممارسات الدولية بمنطقة الشرق الأوسط.
- تقدم الاستشارات الشاملة لكافة أنواع السجلات المحاسبية تبدأ بتصميم النظام حتى إعداد المالية.
- الحضور بأهم الأسواق نظرًا لفروعها المتعددة بمراكز الأعمال الكبرى والدعم الميداني المتواصل للعملاء.
دفتر اليومية Journals
إن دفتر اليومية يعد نقطة البداية بأي نظام محاسبي يستخدم في تسجيل المعاملات اليومية المالية بشكل كامل من التاريخ مع حساب المدين ووصف العملية وحساب الدائن والمبلغ ويتضمن أنواع منها يومية المبيعات والمشتريات والمقبوضات واليومية العامة والمدفوعات النقدية.
دفتر الأستاذ العام General Ledgers
يقعد دفتر الأستاذ سجلًا محاسبيًا مركزيًا بالشركة يتضمن السجل التفصيلي لكافة المعاملات المالية المرتبة وفق نوع الحساب، كما أنه يقدم المعلومات بشأن رصيد كل حساب وتصنيف الحساب وتاريخ الحركات ويمثل الوجه الذي تنتهي إليه القيود اليومية ما بعد عملية الترحيب وتنقسم لأصول وخصوم وإيرادات وحقوق ملكية ومصروفات.
ميزان المراجعة Trial Balances
ميزان المراجعة عبارة عن تقرير يتم إعداده بنهاية الفترة المحاسبية حتى يختبر من خلاله صحة القيد المسجل يجمع أرصدة الحسابات المدينة وكذلك الدائنة لمعرفة مدى تطابقها وتوازنها وفائدة هذا الميزان، وهو الكشف عن تواجد أخطاء حسابية والتحقق من مدى اتساق القيود اليومية، ودفتر الأستاذ يشكل أساسًا لبناء القوائم المالية النهائية عليه، وأنواعه ثلاثة ميزان مراجعة يكون غير معدل، وميزان معدل، وختامي.
القوائم المالية Financial Statements
إن القائمة المالية عبارة عن ناتج نهائي لجميع المعامل العمليات المحاسبية إذ أنها تقدم للمساهمين المستثمرين والجهات التنظيمية، وتظهر الإيرادات والمصروفات وقائمة الدخل وصف الأرباح والخسارة بفترة محددة، وقائمة المركز المالي يكون بها الأصول والخصوم بالإضافة إلى حقوق الملكية وتظهر التغيرات التي تطرأ على حقوق الملكية بفترة محددة بالإضافة إلى إظهار سجلات المخزون والأصول الثابتة وسجل التسوية البنكية.
عملية مسك الدفاتر المحاسبية
إن عملية مسك الدفاتر عبارة عن حفظ وتسجيل لكافة المعاملات المالية بدفاتر المؤسسة بفترة زمنية محددة، وتلك المرحلة أساسية تسبق إعداد التقارير وكذلك القائمة المالية وتنقسم لأنواع منها ماسك الدفاتر بقيد مفرد، وهو يستخدم بالمشروعات الصغيرة ومسك الدفاتر بقيم مزدوج وهو عبارة عن معيار عالمي معتمد بكل أنواع السجلات المحاسبية، كما أن كل معاملة تسجل بحسابك مدين ودائن.
كيفية مسك الدفاتر المحاسبية
حتى تتعرف على طريقة مسك الدفاتر المحاسبية مع أفضل مكتب محاسب معتمد بالرياض فإن هناك خطوات عملية تشرح ذلك بالتفصيل وهي كالتالي:
- الخطوة الأولى هي جمع وثائق المصدر بجمع جميع الفواتير وكشوف البنوك والاتصالات مع أوامر الشراء وكذلك العقود التي تتعلق بأنشطة الشركة.
- الخطوة الثانية هي تصنيف المعاملات بترتيب جميع الوسائط وفق نوع المعاملة سواء كانت بيع أو شراء أو مصروف أو أصول أو إيرادات.
- الخطوة الثالثة التسجيل بالدفاتر اليومية مع احترام القيد المزدوج.
- الخطوة الرابعة الترحيل لدفتر الأستاذ العام بالانتقال لقيود الحسابات المقابلة بدفتر الأستاذ العام وتحديث الأرصدة.
- إعداد ميزان المراجعة بنهاية كل فترة يجب إعداد ميزان المراجعة مع التحقق من مدى توازن الأرقام.
- ثم الخطوة السادسة هي إجراء التسويات البنكية بمطابقتها بحسابات سجلاتك.
- الخطوة السابعة تسجيل قيود التسوية من قيود الإهلاك والإيرادات المؤجلة والمصروفات المستحقة إلى غيرها من التسويات الضرورية.
- الخطوة الثامنة إغلاق الفترة ثم إعداد التقارير المالية والإدارية المطلوبة.
دور دفتر المحاسبة في التحليل المالي
السجلات المحاسبية ليس من أدوات التسجيل فقط ولكنها من المواد الأولية للتحليل المالي، وإليكم طريقة خدمة السجلات للتحليل:
- تحليل الاتجاهات عبر مقارنة البيانات للسجلات المحاسبية وذلك من خلال فترات متعاقبة ترصد بالإيرادات والأرباح والمصروفات مع توقع الأداء المصرفي.
- تحليل النسب المالية الحيوية ومنها نسبة السيولة والمديونية والربحية.
- الموازنة التخطيطية والرقابة حيث تقارن الإدارة جميع الأرقام الفعلية بالسجلات المحاسبية مع ميزانية التخطيط المعتمدة، وهذا لتحديد الانحرافات مع معالجة أسبابها.
- تقييم حين يتم مقارنة نسبة الربحية مع كفاءة السجلات تكشف للشركة الموقع التنافسي لها.
أهمية الدفاتر المحاسبية للشركة
اهمية أنواع السجلات المحاسبية تتخطى مجرد الالتزام بالشكل القانوني لتكون الركيزة الاستراتيجية الأساسية في استمرارية الأعمال ونموها، حيث أن السجلات المحاسبية توفر للإدارة الرؤية واضحة عن تكاليف الإنتاج وهامش الربح وسيولة الشركة، والقوائم المالية التي تعد على السجلات المحاسبية تكون مرجعًا يثق به المستثمرين، كما تمثل السجلات المحاسبية المنظمة الحصول على جميع التمويلات اللازمة.
الأخطاء الشائعة في دفتر المحاسبة وكيفية تجنبها
أي خلل يحدث في نوع من أنواع السجلات المحاسبية ينعكس على دقة القوائم وكذلك صحة القرارات التي تبنى عليها، وإليكم أهم الأخطاء الشائعة وطرق تجنبها:
- إدخال البيانات بشكل غير صحيح مثل كتابة المبلغ الخاطئ والحل هنا هو أن يتم استخدام البرامج المحاسبية التي تقوم بعمل تحقق تلقائي للبيانات.
- الإهمال بتسجيل المعاملات مثل نسيان كتابة الفواتير يؤدي اختلال التوازن المحاسبي والحل هنا هو الاحتفاظ بكافة المستندات والفواتير في مكان واحد يكون منظم ثم مراجعتها بشكل دوري.
- مشكلة أخرى تكرار القيود أي تسجيل المعاملة نفسها مرتين وهنا يضاعف المبلغ وبالتالي تشوه الأرقام، والحل أن تراجع السجلات قبل إغلاقها بكل فترة مالية.
- إغفال التسويات البنكية بمعنى عدم التوفيق ما بين سجلات الشركة الصادرة مع كشوف البنوك وهذا يتيح مجال للاختلاسات والأخطاء، والحل هنا أن تجد تسوية البنكية بشكل شهري وبانتظام ليكون إجراء شهري.
الأسئلة الشائعة
ما الفرق بين الدفتر المحاسبي والسجل المحاسبي؟
الدفتر المحاسبي يعتمد تسجيلًا على الأوراق أو الكتب البسيطة، أما السجل المحاسب يعتمد على الأنظمة الإلكترونية المحاسبية التي تنظم البيانات بدقة وتسهل الوصول لها، وكلاهما من أنواع السجلات المحاسبية.
ما هي مدة الاحتفاظ بسجلات المحاسبة؟
المدة تتفاوت وفق القوانين المحلية ولكن الشائع سبعة أعوام هذا أقل شيء، ولذا دول الخليج قد تزيد حتى 10 أعوام.
هل الشركات الصغيرة بحاجة لأنواع السجلات المحاسبية؟
بالطبع نعم الشركات الصغيرة بحاجة لدفتر اليومية وميزان المراجعة ودفتر الأستاذ وكذلك القوائم المالية.
وأخيرًا يمكننا القول بأن أنواع السجلات المحاسبية لا تحتسب أوراق فقط أو حتى ملفات إلكترونية ولكنها نظامًا عصبيًا في أي مؤسسة مالية تستطيع أن ترى المكان بشكل واضح من خلالها، وتتخذ القرارات الصائبة وتكتسب الأمان القانوني بشكل كامل عبر دفتر اليومية الذي يقوم بتسجيل المعاملات، والقوائم المالية الملخصة للأداء السنوي.
